ApostilleUkraineДокументи ДРАЦС — це свідоцтва про народження, шлюб, розірвання шлюбу, смерть, а також витяги з Державного реєстру актів цивільного стану. Коли такий документ потрібен за кордоном, для нього потрібен апостиль, і в Україні цим займається окремий компетентний орган, не той, що апостилює, наприклад, довідки про несудимість чи дипломи.
Хто ставить апостиль на документи ДРАЦС
Апостиль на офіційних документах, що видаються органами юстиції, включно з документами ДРАЦС, а також на документах, оформлених нотаріусами України, проставляє Мін’юст України. Це поширюється і на самі свідоцтва, і на витяги з реєстру актів цивільного стану. Розподіл компетенції між органами встановлює постанова Кабінету Міністрів України від 18.01.2003 № 61: Мін’юст відповідає саме за цю категорію документів, тоді як МВС апостилює довідки про несудимість, а МОН — документи про освіту.
Якщо свідоцтво помилково подати, наприклад, до МОН чи МЗС, заявку повернуть, і доведеться подавати її заново до правильного органу — а це додатковий час.
Коли потрібен апостиль на свідоцтво ДРАЦС
Апостиль на свідоцтво про народження, шлюб, розірвання шлюбу чи смерть зазвичай потрібен у справах, пов’язаних із сімейним станом за кордоном: реєстрація шлюбу в іноземному Standesamt чи аналогічному органі, оформлення спадщини, возз’єднання сім’ї, підтвердження родинних зв’язків для візи чи імміграційної процедури, вступ у право на пенсію чи соціальні виплати. У кожному з цих випадків приймаючий орган вимагає документ із апостилем, інакше він не має юридичної сили поза Україною.
Якщо оригінал втрачено або застарів
Формально свідоцтва ДРАЦС строку давності не мають: дата видачі не впливає на їхню юридичну силу сама по собі. Але частина іноземних органів усе одно просить «свіжий» примірник, виданий нещодавно, особливо якщо від дати видачі минуло багато років або документ зношений. Якщо оригінал втрачено, спочатку потрібно отримати повторний витяг у відповідному органі ДРАЦС, і лише після цього подавати документ на апостиль. Ми допомагаємо замовити повторний витяг, якщо у вас на руках немає придатного оригіналу, зокрема дистанційно за довіреністю.
Переклад документів ДРАЦС
Переклад свідоцтва чи витягу залежить від вимог приймаючого органу. Є два основні варіанти: переклад виконує присяжний перекладач безпосередньо в країні призначення, тоді додатковий апостиль на переклад не потрібен; або переклад робить перекладач в Україні, підпис якого засвідчує нотаріус, і на це нотаріальне засвідчення Мін’юст ставить другий апостиль. Другий варіант називають подвійним апостилем, і детальніше про нього можна прочитати на сторінці Подвійний апостиль. Який саме варіант підходить, залежить від конкретного органу — цю деталь варто з’ясувати ще до замовлення перекладу.
Що потрібно підготувати
Для подання свідоцтва чи витягу на апостиль потрібен оригінал документа, заява на проставлення апостиля та документ, що посвідчує особу заявника. Якщо документи подає представник, додатково знадобиться нотаріально посвідчена довіреність. Якщо планується повторний витяг замість втраченого оригіналу, потрібні дані, що ідентифікують первинний запис: дата і місце реєстрації акту цивільного стану, прізвища сторін.
Дистанційне оформлення для тих, хто за кордоном
Українцям, які вже виїхали, не потрібно повертатися для оформлення свідоцтва з апостилем. За нотаріальною довіреністю представник в Україні отримує повторний витяг (якщо потрібно), подає документ до Мін’юсту, отримує апостиль, замовляє переклад за потрібною схемою і надсилає готовий пакет кур’єром. Це особливо зручно для сімейних справ, коли документ потрібен терміново, а особисто приїхати в Україну неможливо.
Типові помилки з документами ДРАЦС
Найчастіша помилка — подання свідоцтва до органу, який не має повноважень на його апостилювання: до МОН чи МЗС замість Мін’юсту. Друга поширена помилка — замовлення перекладу до того, як відомо, чи потрібен подвійний апостиль, через що переклад доводиться переробляти. Третя — спроба подати пошкоджений чи нечитабельний оригінал: у такому разі простіше одразу замовити повторний витяг, ніж ризикувати відмовою на етапі апостилювання.
Чек-лист перед апостилем на свідоцтво
- Перевірте вид документа. Свідоцтва та витяги ДРАЦС апостилює Мін’юст, а не МЗС чи МВС.
- Оцініть стан оригіналу. Пошкоджене, нечитабельне або старе свідоцтво можуть не прийняти — тоді спершу отримують дублікат або витяг.
- Звірте дані. Прізвища, дати і місця мають збігатися з паспортом та іншими документами пакета.
- Уточніть вимоги країни. Деякі органи просять документ, виданий нещодавно, і переклад з апостилем.
- Плануйте переклад після апостиля. Тоді текст штампа теж буде перекладено.
Які саме документи ДРАЦС оформлюють і хто їх видає
Перед подачею на апостиль варто розуміти, з яким саме документом ви працюєте: від цього залежить, чи можна ставити штамп на наявний оригінал, чи спершу потрібен повторний примірник. Усі документи цієї категорії виходять від органів ДРАЦС і апостилюються в Мін’юсті за однаковою процедурою.
| Документ | Що підтверджує | Особливості при апостилюванні |
|---|---|---|
| Свідоцтво про народження | Факт і дату народження, дані батьків | Оригінал строку давності не має, але частина іноземних органів просить нещодавно виданий примірник |
| Свідоцтво про шлюб | Факт реєстрації шлюбу | Подача до Мін’юсту, вимоги до перекладу визначає приймаючий орган |
| Свідоцтво про розірвання шлюбу | Факт розірвання шлюбу | Процедура та сама, що й для свідоцтва про шлюб |
| Свідоцтво про смерть | Факт і дату смерті | Часто потрібне у спадкових справах за кордоном |
| Витяг з Державного реєстру актів цивільного стану | Повторне підтвердження запису | Апостилюється Мін’юстом за тим самим порядком, що й свідоцтва |
Якщо на руках немає жодного з цих документів або оригінал непридатний для подання, вихід один — повторний витяг з реєстру. Для його замовлення потрібні дані, що ідентифікують первинний запис: дата і місце реєстрації акту цивільного стану та прізвища сторін. Тому перед зверненням варто зібрати цю інформацію навіть тоді, коли сам документ втрачено.
Коли потрібна послуга «Документи ДРАЦС»
Найчастіше апостиль на свідоцтва та витяги замовляють не «про запас», а під конкретну справу, де іноземний орган прямо вимагає документ із юридичною силою. Типові сценарії виглядають так:
- Реєстрація шлюбу за кордоном. Іноземний орган реєстрації (наприклад, Standesamt або його аналог в іншій країні) запитує свідоцтво про народження обох сторін, а іноді й документи про попередній шлюб або його розірвання. Без апостиля такі документи не приймають.
- Спадкові справи. Для підтвердження родинних зв’язків із померлим потрібні свідоцтво про народження, про шлюб або про смерть — кожне з апостилем.
- Возз’єднання сім’ї та імміграційні процедури. Підтвердження шлюбу чи спорідненості для візових органів зазвичай вимагає апостильованих документів ДРАЦС.
- Пенсійні та соціальні виплати. Коли стаж або сімейний статус підтверджують документами, виданими в Україні, приймаюча сторона просить апостиль на кожне свідоцтво.
Практичний висновок: перед замовленням з’ясуйте, які саме документи і в якому вигляді запитує конкретний орган. Список «потрібне свідоцтво про народження» без уточнень часто означає, що знадобляться ще й переклад за певною схемою, а іноді — нещодавно виданий примірник замість старого оригінала.
Від чого залежить строк: документи ДРАЦС
Строк складається з кількох послідовних етапів, і кожен додає свій час:
- Отримання повторного витягу — якщо оригінал втрачений або непридатний. Цей етап потрібен не всім, але саме він найчастіше подовжує загальний термін, тому плануйте його першим.
- Розгляд у Мін’юсті. За чинними правилами розгляд документів, поданих для проставлення апостиля, може бути продовжено до 20 робочих днів, якщо потрібна додаткова перевірка. У стандартних випадках строк коротший — орієнтир для вашого документа підтверджує менеджер після первинного уточнення.
- Переклад і нотаріальне засвідчення — якщо обрано схему з другим апостилем. На відміну від варіанту з присяжним перекладачем за кордоном, тут додається ще один візит до Мін’юсту за другим штампом.
- Доставка — як по Україні, так і за кордон кур’єром.
З цього випливає просте правило планування: чим більше етапів у вашій схемі (повторний витяг + апостиль + переклад + другий апостиль), тим раніше варто починати. Якщо документ потрібен до конкретної дати у справі за кордоном, закладайте запас на кожен етап, а не лише на сам апостиль.
З чого складається вартість: Документи ДРАЦС
Вартість оформлення апостиля на документи ДРАЦС складається з двох частин: державного мита за проставлення апостиля та роботи сервісу.
Державне мито. За правилами проставлення апостиля для фізичних осіб плата становить 0,2 прожиткового мінімуму для працездатних осіб (610 грн), для юридичних осіб — 0,35 прожиткового мінімуму (1060 грн). Для подання потрібна платіжна інструкція про оплату послуги. Громадяни, які проживають за кордоном і потребують апостиля саме на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану, можуть оплатити послугу в іноземній валюті у банках-кореспондентах АТ «Укрексімбанк» на рахунок Держказначейства — тобто їхати в Україну лише заради оплати не потрібно.
Робота сервісу. Окремо від мита оплачується супровід, який включає: перевірку стану документа і вимог приймаючої країни, отримання повторного витягу з реєстру ДРАЦС, якщо оригінал втрачений або непридатний, подання документа до Мін’юсту та отримання апостиля, організацію перекладу і нотаріального засвідчення за потреби, а також доставку готового пакета в Україні або за кордон. Остаточна вартість уточнюється індивідуально — вона залежить від типу документа, необхідності повторного витягу і способу доставки.
Варіанти оформлення: Документи ДРАЦС
| Варіант | Коли підходить | Що врахувати |
|---|---|---|
| Тільки апостиль на наявний оригінал | Оригінал у наявності, читабельний, дані збігаються з паспортом, приймаючий орган не вимагає «свіжий» примірник | Свідоцтва строку давності не мають, але частина іноземних органів просить нещодавно виданий примірник — уточніть це заздалегідь |
| Повторний витяг + апостиль | Оригінал втрачено, пошкоджено або іноземний орган просить нещодавно виданий документ | Для замовлення витягу потрібні дата і місце реєстрації акту та прізвища сторін; цей етап найчастіше подовжує загальний строк |
| Апостиль + переклад в Україні (подвійний апостиль) | Приймаючий орган вимагає переклад, засвідчений в Україні | Переклад робиться разом з текстом апостиля, підпис перекладача засвідчує нотаріус, потім Мін’юст ставить другий апостиль на засвідчення |
| Апостиль + присяжний перекладач за кордоном | Приймаючий орган приймає переклад, виконаний у країні призначення | Другий апостиль на переклад не потрібен; схему визначає конкретний орган — з’ясуйте її до замовлення перекладу |
| Дистанційне оформлення за довіреністю | Ви перебуваєте за кордоном і не можете приїхати | Потрібна нотаріально посвідчена довіреність; представник отримує документ, подає на апостиль і надсилає готовий пакет |
Питання клієнтів: Документи ДРАЦС
Чи можна поставити апостиль на копію свідоцтва, якщо оригінал не віддають?
Апостиль ставиться на оригінал документа або на копію, засвідчену в установленому порядку, залежно від вимог конкретного органу і типу документа. Для документів ДРАЦС на практиці орієнтуються на паперовий оригінал з печаткою і підписом уповноваженої особи. Якщо оригінал недоступний, надійніший шлях — повторний витяг з Державного реєстру актів цивільного стану, який потім подається на апостиль як самостійний документ.
Що буде, якщо свідоцтво видане ще в радянський час?
Оригінали офіційних документів, виданих установами колишніх союзних республік у складі СРСР, за загальним правилом не приймаються для проставлення апостиля — за винятком окремих документів про освіту та вчених звань, виданих УРСР. Тому старе свідоцтво ДРАЦС радянського зразка спершу варто перевірити на етапі первинного уточнення. Зазвичай вихід — отримати повторний витяг з реєстру за чинним зразком і вже його подавати до Мін’юсту.
Чи відрізняється процедура для свідоцтва про розірвання шлюбу?
Ні, процедура однакова: документ подається до Мін’юсту як документ ДРАЦС, і апостиль ставиться за тими самими правилами, що й на свідоцтво про шлюб. Відмінності стосуються лише подальших вимог до перекладу — їх визначає приймаючий орган. Тому порядок дій такий: апостиль у Мін’юсті, потім переклад за схемою, яку вимагає конкретна країна чи установа.
Чи можна апостилювати електронний документ із застосунку?
Ні. Для проставлення апостиля потрібен паперовий оригінал з печаткою і підписом уповноваженої особи — електронний документ апостилю не підлягає. Якщо у вас лише електронна форма запису, потрібно отримати паперовий документ або повторний витяг у органі ДРАЦС і вже його подавати на апостиль.
Чи можна оплатити мито, якщо я вже виїхав з України?
Так. Громадяни, які проживають за кордоном і потребують апостиля на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану, можуть здійснити оплату в іноземній валюті у банках-кореспондентах АТ «Укрексімбанк» на рахунок Держказначейства. Для подання пакета це означає, що платіжну інструкцію про оплату можна підготувати дистанційно разом із заявою та довіреністю.
Як перевірити готовий документ: Документи ДРАЦС
Коли пакет повернувся до вас, перед передачею його в іноземний орган варто пройтися за коротким списком:
- Штамп апостиля. Переконайтеся, що апостиль проставлений саме Мін’юстом і саме на тому документі, який запитував приймаючий орган — на свідоцтві чи витязі, а не на вкладеному аркуші чи конверті.
- Читабельність. Текст документа і штампа має бути чітким; якщо апостиль перекриває печатки або підпис, краще уточнити прийнятність у приймаючої сторони до подачі.
- Збіг даних. Прізвища, дати і місця у свідоцтві мають збігатися з паспортом та іншими документами пакета. Розбіжності у написанні імен — часта причина повернення документів за кордоном.
- Переклад і другий апостиль. Якщо обрано схему з перекладом в Україні, перевірте, що переклад виконано разом з текстом апостиля, підпис перекладача засвідчено нотаріусом, а на засвідчення стоїть другий штамп Мін’юсту. Якщо переклад робив присяжний перекладач у країні призначення, другий апостиль не потрібен.
- Повнота пакета. Якщо справа вимагає кількох документів (наприклад, свідоцтво про народження і про шлюб), кожен документ має власний апостиль — один штамп «на комплект» не працює.
- Вимоги країни. Деякі органи просять нещодавно виданий примірник або переклад за конкретною схемою; звірте готовий пакет із вимогами, які ви з’ясували до замовлення.
Якщо на будь-якому етапі виявилася розбіжність, її простіше виправити в Україні, ніж після відмови іноземного органу: повторний витяг замовляється за тими самими даними — дата і місце реєстрації акту, прізвища сторін.
Пов’язані послуги
Якщо документи стосуються не лише ДРАЦС, а й дипломів чи атестатів, перегляньте сторінку документи про освіту. Загальний порядок проставлення апостилю і вибір компетентного органу описано на сторінці апостиль документів. Якщо ви ще не визначилися з вимогами країни, почніть із первинного уточнення або перегляньте вимоги для Австрії, Нідерландів чи Італії — ці країни часто вимагають подвійний апостиль саме для сімейних документів.
Що робити далі
Напишіть нам, яке саме свідоцтво чи витяг потрібно апостилювати і для якої країни. Ми перевіримо стан документа, за потреби замовимо повторний витяг, оформимо апостиль у Мін’юсті й підготуємо переклад під вимоги приймаючого органу. Звертайтеся через сторінку контактів.