ApostilleUkraineДовідка або витяг це перший крок у майже будь-якому ланцюжку з апостилем. Без правильно оформленого й актуального документа апостиль поставити неможливо, а помилка на цьому етапі означає повторний запит і втрату часу. На цій сторінці розбираємо, які довідки найчастіше потрібні, хто їх видає, у якому форматі подавати запит і скільки часу це займає.
Довідка про несудимість: головний приклад
Найпоширеніший запит клієнтів, з яким працюємо, — довідка про несудимість, або, якщо називати документ офіційно, витяг з інформаційно-аналітичної системи обліку відомостей про притягнення особи до кримінальної відповідальності. Видає цей документ Міністерство внутрішніх справ України: саме МВС приймає запит, перевіряє дані за обліком і формує результат.
Запит можна подати кількома способами: особисто, через законного представника, у письмовій формі незалежно від місця реєстрації заявника, або онлайн через відповідний електронний сервіс. Користувачам застосунку Дія з підтвердженим РНОКПП доступне замовлення без відвідування відомства особисто.
Строк оформлення
За загальним порядком надання довідки про несудимість — до 30 календарних днів. Якщо дані потребують додаткової перевірки, строк може зберігатися в цих же рамках. Електронний варіант у застосунку Дія на практиці готується швидше: орієнтовно протягом 10 робочих днів. У разі вмотивованої відмови відповідь надають раніше. Точний строк для вашого запиту залежить від завантаженості відомства й типу подання, тому плануйте із запасом, якщо документ потрібен до конкретної дати.
Паперова форма проти електронної: що важливо для апостилю
Це ключовий момент, на якому часто помиляються: проставленню апостиля підлягають виключно оригінали документів у паперовій формі, що містять печатку органу видачі та підпис уповноваженої особи. Електронна форма витягу, отримана через застосунок чи особистий кабінет, апостилю та консульській легалізації не підлягає.
Тому якщо документ потрібен для використання за кордоном, одразу замовляйте саме паперовий варіант, а не електронний. Якщо ви вже отримали електронну довідку і виявили, що вона не підходить, доведеться повторно звертатися за паперовим оригіналом — це забирає додатковий час, тож краще з’ясувати формат заздалегідь.
Строк дії документа: уточнюйте в приймаючій установі
Нормативними актами України строк дії витягу не встановлено: документ фіксує результат перевірки станом на дату видачі, а не на якийсь період наперед. Це означає, що формально довідка «не застаріває» з українського погляду. Але приймаюча сторона за кордоном зазвичай встановлює власний орієнтир «свіжості» документа — наприклад, вимагає, щоб з дати видачі минуло не більше кількох місяців. Такий строк завжди задає приймаючий орган, а не українське законодавство, тому уточнюйте його до подання, а не після.
Інші довідки, які часто потрібні разом з апостилем
Крім довідки про несудимість, для апостилю часто готують:
- довідки ДРАЦС: про реєстрацію шлюбу, народження, зміну імені;
- документи про освіту: дипломи, атестати, додатки до них, довідки з навчального закладу;
- виписки й довідки з інших реєстрів залежно від мети подання за кордоном.
Кожен тип документа має власний профільний орган видачі, і цей же орган чи суміжне відомство здійснює подальше апостилювання. Детальніше про розподіл компетенції між органами описано на сторінці Апостиль за країною.
Дистанційне подання для тих, хто вже за кордоном
Якщо ви вже виїхали, особисто подавати запит не обов’язково. За нотаріальною довіреністю представник подає запит в Україні, отримує готовий документ і передає його далі на апостилювання. Це особливо актуально для довідки про несудимість і довідок ДРАЦС, коли запит можна подати незалежно від місця реєстрації заявника.
Типові помилки при замовленні довідок
- Замовлення електронного варіанта довідки замість паперового, коли документ планується апостилювати.
- Запит документа задовго до фактичної подачі за кордон: приймаюча установа може вважати його застарілим.
- Невірний вибір типу довідки: наприклад, замовлення довідки ДРАЦС замість довідки про несудимість, коли насправді потрібен саме другий документ.
- Відсутність уточнення строку «свіжості» документа у приймаючій установі до моменту замовлення.
Чек-лист перед замовленням довідки
- Уточніть тип довідки. Для подачі за кордон зазвичай потрібна довідка про несудимість у паперовій формі з печаткою МВС — саме на неї ставиться апостиль.
- Не замовляйте електронну версію для апостиля. Витяг з «Дії» не апостилюють; якщо його вже отримано, паперовий оригінал замовляють окремо.
- Дізнайтеся «вік» документа. Іноземні органи зазвичай приймають довідку, видану не раніше ніж за 3–6 місяців до подачі.
- Розрахуйте строк від дати подачі. Замовляйте довідку ближче до візиту, щоб вона не застаріла.
- Підготуйте дані. ПІБ, у тому числі попередні прізвища, дата і місце народження — так, як у паспорті.
Для яких ситуацій потрібні довідки з апостилем
Довідки та витяги з апостилем готують під конкретну мету за кордоном, і від мети залежить, який саме документ замовляти. Найчастіші ситуації:
- Працевлаштування або оформлення перебування в іншій країні. Тут майже завжди потрібна довідка про несудимість — витяг з інформаційно-аналітичної системи обліку відомостей про притягнення особи до кримінальної відповідальності, який видає МВС України. Апостиль на такий документ ставить також МВС.
- Шлюб за кордоном. Зазвичай потрібні документи про сімейний стан: довідки ДРАЦС про реєстрацію шлюбу або витяги з Державного реєстру актів цивільного стану. Їх апостилює Міністерство юстиції України.
- Навчання або визнання освіти. Потрібні документи про освіту — дипломи, атестати, додатки до них. За потреби іноземний документ про освіту можна пройти нострифікацію: для цього подають заяву, засвідчену копію та переклад українською легалізованого іноземного документа про освіту та додаток, а також копії паспорту заявника до ДП «Інформаційно-іміджевий центр» МОН (м. Київ, вул. Павловська, 26/41), попередньо зареєструвавшись онлайн на naric.in.ua.
- Народження дитини за кордоном або сімейні питання. Використовуються свідоцтва ДРАЦС — про народження, шлюб, розірвання шлюбу, смерть.
У кожній із цих ситуацій послідовність однакова: спочатку отримуєте паперовий оригінал у профільному органі, потім ставите апостиль у компетентному органі, і лише після цього — переклад, якщо його вимагає приймаюча сторона.
Хто видає і хто апостилює: довідки
Щоб не помилитися з органом, звірте тип документа з таблицею. Розподіл повноважень на проставлення апостиля визначено постановою КМУ від 18.01.2003 № 61, а правила проставлення апостиля затверджені наказом МЗС, МВС, МОН, Мінфіну, Мін’юсту від 17.03.2023 № 125/209/293/139/999/5.
| Документ | Хто видає | Хто ставить апостиль |
|---|---|---|
| Довідка про несудимість (витяг з реєстру МВС) | МВС України | МВС України |
| Свідоцтва ДРАЦС: про народження, шлюб, розірвання шлюбу, смерть | Органи ДРАЦС | Мін’юст України |
| Витяги з Державного реєстру актів цивільного стану | Органи ДРАЦС | Мін’юст України |
| Дипломи, атестати, додатки до них | Навчальні заклади / МОН | МОН |
| Нотаріальні документи та документи судів | Нотаріуси, суди | Мін’юст України |
| Інші документи поза компетенцією перелічених відомств | Профільні органи | МЗС України |
Важлива деталь: апостиль на документах органів юстиції, судів та нотаріусів проставляє саме Міністерство юстиції. Подача документа не до того органу — типова причина відмови, через яку доводиться починати процедуру заново.
З чого складається вартість: Довідки
Вартість повної послуги складається з двох частин: обов’язкового платежу державі за проставлення апостиля та роботи сервісу, який супроводжує весь ланцюжок.
Державне мито за апостиль. За гідом Дія розмір оплати послуги з проставлення апостиля становить для фізичних осіб 0,2 прожиткового мінімуму для працездатних осіб (610 грн), для юридичних осіб — 0,35 прожиткового мінімуму (1060 грн). Цей платіж підтверджується платіжною інструкцією, яку подають разом із заявою та документом. Окремо для громадян, які проживають за кордоном і потребують апостиля на документах ДРАЦС, передбачена можливість оплати в іноземній валюті у банках-кореспондентах АТ «Укрексімбанк» на рахунок Держказначейства.
Робота сервісу. Оплата державі — лише одна складова, адже сам по собі платіж не гарантує, що документ приймуть з першого разу. У супровід входить:
- перевірка документа і вимог: чи той тип довідки замовлено, чи паперова це форма з печаткою і підписом, які вимоги приймаючої установи за кордоном;
- оформлення або отримання паперової довідки МВС, якщо її ще немає;
- визначення компетентного органу та подання документа на апостиль із заявою і підтвердженням оплати;
- переклад і нотаріальне засвідчення, якщо країна призначення їх вимагає;
- доставка готових документів в Україні та за кордон.
Точну суму за супровід менеджер називає індивідуально, оскільки вона залежить від типу довідки, органу апостилювання та потреби в перекладі.
Варіанти оформлення: Довідки
| Варіант | Коли підходить | Що врахувати |
|---|---|---|
| Самостійне замовлення довідки МВС особисто | Ви в Україні, маєте час відвідати відомство і готові самі подавати документ на апостиль | Строк оформлення — до 30 календарних днів; потрібно самому визначити компетентний орган і підготувати заяву, документ, що посвідчує особу, та підтвердження оплати |
| Електронний витяг через Дія | Документ потрібен для використання в Україні або як швидка перевірка даних | Електронна форма не підлягає апостилю та консульській легалізації; для апостиля все одно знадобиться паперовий оригінал, тож це додатковий запит |
| Довідка через посольство чи консульство України | Ви тимчасово або постійно перебуваєте за межами держави | Далі документ усе одно потребує апостиля на паперовому оригіналі в Україні |
| Дистанційне оформлення через представника за довіреністю | Ви за кордоном і потрібен готовий документ з апостилем без поїздок | Потрібна нотаріальна довіреність; представник подає запит, отримує паперову довідку, ставить апостиль і надсилає документ вам |
| Комплект «довідка + апостиль + переклад» | Приймаюча установа вимагає переклад | Переклад роблять разом з текстом апостиля, після чого переклад засвідчує нотаріус |
Головний орієнтир при виборі — вимога приймаючої установи: тип довідки та її «вік» (зазвичай не старша 3–6 місяців). Якщо документ потрібен саме для апостиля, вибір звужується до паперових варіантів — електронний витяг із «Дії» в цій схемі не працює.
Питання клієнтів: Довідки
Чи можна поставити апостиль на копію довідки про несудимість?
Для довідок про несудимість діє жорстке правило: апостилюється виключно оригінал у паперовій формі з печаткою органу видачі та підписом уповноваженої особи. У загальному порядку апостиль може ставитися на оригінал або на копію, засвідчену в установленому порядку, залежно від вимог конкретного органу і типу документа, але на довідку МВС це послаблення не поширюється. Тому засвідчена копія не замінить оригінал — замовляйте саме паперовий оригінал одразу.
Які документи подають для проставлення апостиля на довідку?
За чинними правилами для проставлення апостиля подаються: оригінал документа, на якому проставляється апостиль (або його копія, засвідчена в установленому порядку — але для довідки про несудимість це саме оригінал), платіжна інструкція про оплату послуги та заява від особи, яка подає документи. За гідом Дія перелік той самий за змістом: заява, документ про оплату (або документ про звільнення від оплати), документ, що посвідчує особу, і оригінал документа.
Чи можна оплатити апостиль, перебуваючи за кордоном?
Так, для окремої категорії документів це прямо передбачено: громадяни, які нині проживають за кордоном і мають потребу в проставленні апостиля на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану, можуть оплатити послугу в іноземній валюті у банках-кореспондентах АТ «Укрексімбанк» на рахунок Держказначейства. Для довідок про несудимість оплата проходить за загальними правилами вже в Україні — це одна з причин, чому дистанційне оформлення через представника зручніше.
Чи апостилюють довідки, видані ще за часів СРСР?
Оригінали офіційних документів, виданих установами колишніх союзних республік у складі СРСР, за загальним правилом не можуть бути прийняті в Україні для проставлення апостиля. Виняток — окремі документи про освіту та вчені звання, видані УРСР. Якщо ваш документ радянського періоду, це потрібно з’ясувати ще на етапі первинного уточнення, щоб не витрачати час на подання, яке повернуть.
Чи можна отримати довідку про несудимість у посольстві?
Так. У разі тимчасового або постійного перебування особи за межами держави довідку про несудимість можна отримати в посольствах або консульських установах України. Але майте на увазі: сам по собі документ із консульства не звільняє від подальших кроків — для використання за кордоном з апостилем потрібен паперовий оригінал, на який компетентний орган в Україні поставить штамп апостиля.
Як перевірити готовий документ: Довідки
Перед тим як відправляти документ до приймаючої установи, варто пройти кілька перевірок — кожна з них займає хвилини, а виявлена вчасно проблема економить тижні.
Перевірте саму довідку. Відкрийте документ і звірте ПІБ (зокрема попередні прізвища, якщо вони були), дату і місце народження з паспортними даними — вони мають збігатися дослівно. Переконайтеся, що це паперова форма з печаткою органу видачі та підписом уповноваженої особи: саме ці реквізити є умовою апостилювання, і саме їх відсутність робить документ непридатним.
Перевірте дату видачі. Приймаючі установи зазвичай приймають довідку, видану не раніше ніж за 3–6 місяців до подачі. Якщо з дати видачі минуло багато часу, документ формально дійсний (нормативний строк дії в Україні не встановлено), але може бути відхилений як «застарілий» — строк «свіжості» задає саме приймаючий орган.
Перевірте апостиль. Штамп має стояти на оригіналі довідки і бути проставленим компетентним органом: на довідки МВС апостиль ставить МВС, на документи ДРАЦС — Мін’юст, на документи про освіту — МОН, на інші адміністративні документи — МЗС. Подання не до того органу — типова причина повернення заявки, тож звірте орган із типом документа. Строк розгляду при апостилюванні може тривати до 20 робочих днів, тому якщо ви планували подачу впритул, переконайтеся, що штамп встигли поставити.
Перевірте комплектність. Якщо для визнання документа потрібен не тільки сам документ, а й додаток (наприклад, диплом разом із додатком з оцінками), кожен документ — окремий документ, і кожному потрібен власний апостиль. Відсутність апостиля на одному з елементів комплекту — привід для запиту повного пакета заново.
Перевірте переклад, якщо він потрібен. Переклад виконується разом з текстом апостиля, після чого засвідчується нотаріусом. Переконайтеся, що перекладено весь документ, включно зі штампом апостиля, і що засвідчення зроблене.
Перевірте вимоги країни призначення. Останній крок — звірити зібраний пакет із вимогами конкретної країни: тип довідки, її «вік», потреба в перекладі. Якщо хоча б один пункт не збігається, краще доопрацювати пакет до відправлення, ніж отримувати відмову на місці.
Що робити далі
Після отримання довідки документ, як правило, потребує апостилю, а за вимогою країни призначення — перекладу. Детальніше про сам апостиль читайте на сторінці Апостиль за країною, про схему з двома апостилями — на сторінці Подвійний апостиль, про переклад — на сторінці Переклад, а про засвідчення перекладу — на сторінці Засвідчення перекладу.
Якщо потрібна конкретна країна призначення, перегляньте вимоги для Німеччини, Іспанії чи Австрії — там описані особливості саме для цих напрямів.
Напишіть нам, яка довідка потрібна і для якої країни призначення. Менеджер уточнить формат подання, строк оформлення і вартість послуги індивідуально, після чого ми почнемо роботу. Зв’язатися з нами можна на сторінці Контакти.