🇦🇹Апостиль документів для Австрії: Magistrat і подвійний апостиль

Австрія приєднана до Гаазької конвенції 1961 року, тому українські документи для австрійських органів подаються з апостилем. Особливість країни в тому, що більшість відомств, зокрема Magistrat (міська управа) і Standesamt (орган реєстрації актів цивільного стану), зазвичай вимагають подвійний апостиль: перший на оригінал документа, другий на нотаріально засвідчений переклад. Альтернатива: переклад, виконаний присяжним перекладачем в Австрії, тоді апостиль на переклад не ставиться.

Вимоги відрізняються залежно від органу: один і той самий документ для шлюбної справи в Standesamt і для працевлаштування через AMS можуть оформлюватися за різними схемами. Тому перед стартом уточніть вимоги саме вашого відомства: менеджер допоможе визначити потрібний формат і підготує документи під нього.

Хто ставить апостиль в Україні

Розподіл компетенції між МВС, МЗС, Мін’юстом, МОН та іншими органами (постанова КМУ № 61) описано в розділі Апостиль за країною. Перед подачею переконайтеся, що апостиль ставить саме «свій» орган для вашого типу документа.

Для Австрії типово вимагають подвійний апостиль або переклад у присяжного перекладача — деталі нижче на цій сторінці.

Подвійний апостиль: як це працює

Схема виглядає так. Спочатку на оригінал ставиться перший апостиль у профільному відомстві. Далі документ перекладається, переклад нотаріально засвідчується, і на цей нотаріальний переклад ставиться другий апостиль. Детально механіку розібрано на сторінці Подвійний апостиль.

Такий формат вимагають Австрія, частина органів Італії, Нідерланди та Швейцарія. Для порівняння: Німеччина та Іспанія зазвичай приймають одинарний апостиль на оригінал плюс переклад, вимоги до документів для цих країн описані на сторінках Німеччина та Іспанія. Загальний огляд: у розділі Апостиль за країною.

Переклад: два допустимі варіанти

Для австрійських органів переклад оформляється одним із двох способів:

• нотаріальний переклад в Україні: перекладач перекладає документ, нотаріус засвідчує підпис, і на такий переклад ставиться другий апостиль;
• присяжний перекладач в Австрії: переклад виконується вже на місці, апостиль на нього не потрібен.

Якщо ви вже перебуваєте в Австрії, другий варіант іноді зручніший. Якщо документи готуються до виїзду або потрібен повний пакет «під ключ», простіше зробити все в Україні.

Термін дії документів

Строк дії задає не українське відомство, а приймаюча сторона. Зазвичай орієнтуються так:

• довідка про несудимість: 3–6 місяців з дати видачі;
• довідки ДРАЦС: як правило, до 6 місяців.

Свідоцтва ДРАЦС формально строку давності не мають, але деякі органи просять повторні, «свіжі» документи. Тому плануйте апостилювання ближче до дати подачі, а не за рік до неї.

Дистанційне оформлення для клієнтів за кордоном

Якщо ви вже в Австрії, їхати в Україну не потрібно. Ви оформлюєте довіреність, ми отримуємо документ в Україні (або працюємо з тим, що у вас на руках), проставляємо апостиль, організовуємо переклад і доставляємо готовий пакет кур’єром.

Скільки це триває і скільки коштує

Апостиль МЗС можливо оформити від 1 робочого дня, Мін’юст і МОН працюють довше. З урахуванням подвійного апостилювання, перекладу та логістики весь процес займає від кількох днів до кількох тижнів. Вартість і точний строк для вашого набору документів підтверджує менеджер: вони залежать від кількості документів, відомства та способу доставки.

Типові питання

Чи можна поставити апостиль на копію документа? Ні, апостиль ставиться на оригінал. Нотаріально засвідчені копії апостилюються лише в окремих випадках, і для Австрії зазвичай потрібен апостиль саме на оригіналі.

Чи обов’язково їхати в Україну? Ні. Оформлення можливе дистанційно за довіреністю: включно з отриманням документа, апостилем, перекладом і доставкою готових документів.

Що таке подвійний апостиль простими словами? Це два апостиля: перший на оригіналі документа, другий на нотаріально засвідченому перекладі. Австрійські органи зазвичай вимагають саме таку схему.

Чи підійде переклад, зроблений в Австрії? Так, якщо його виконає присяжний перекладач. У такому разі апостиль на переклад не ставиться.

Скільки діє довідка про несудимість для Австрії? Зазвичай 3–6 місяців з дати видачі. Точний строк визначає приймаючий орган, тому уточнюйте його заздалегідь.

Яке відомство апостилює свідоцтво про шлюб? Мін’юст України: воно відповідає за документи ДРАЦС, а також нотаріальні та судові документи.

Скільки часу займає все оформлення? Апостиль МЗС: від 1 робочого дня, Мін’юст і МОН: довше. З перекладом і подвійним апостилем рахуйте від кількох днів до кількох тижнів.

Чи можна апостилювати диплом для визнання в Австрії? Так, апостиль на документи про освіту ставить МОН України. Далі зазвичай потрібен переклад: нотаріальний в Україні або присяжний в Австрії.

Для чого потрібен апостиль для Австрії

Найчастіше документи з апостилем для австрійських органів готують у таких випадках:

• Шлюбна справа в Standesamt — орган реєстрації актів цивільного стану зазвичай вимагає подвійний апостиль: перший на оригіналі свідоцтва ДРАЦС, другий на нотаріально засвідченому перекладі.
• Реєстрація за місцем проживання або оформлення справ у Magistrat — міська управа приймає документи за тією ж схемою, але вимоги конкретного відділення варто перевірити заздалегідь.
• Працевлаштування — у цьому випадку набір документів може відрізнятися: один і той самий документ для шлюбної справи в Standesamt і для працевлаштування через AMS можуть оформлюватися за різними схемами.
• Визнання освіти — диплом або атестат апостилюється МОН України, далі потрібен переклад: нотаріальний в Україні або присяжним перекладачем в Австрії.

Оскільки вимоги різних австрійських органів не збігаються, перед стартом оформлення варто уточнити, який саме формат приймає та установа, куди подаються документи: одинарний апостиль на оригіналі, подвійний апостиль або документ з перекладом присяжного перекладача.

Документи для Австрії: хто видає і хто ставить апостиль

Розподіл повноважень між відомствами визначено постановою КМУ від 18.01.2003 № 61. Для Австрії типово оформлюють такі документи:

Кілька важливих обмежень, про які варто знати до подачі:

• Апостиль не проставляється на оригіналах документів, що посвідчують особу, військових квитках, трудових книжках, технічних паспортах та подібних документах.
• Оригінали офіційних документів, виданих установами колишніх союзних республік СРСР (крім документів про освіту та вчені звання, виданих в УРСР), не приймаються для проставлення апостиля — такі документи спочатку треба замінити на українські.
• Для проставлення апостиля подаються: оригінал документа (або засвідчена копія), платіжна інструкція про оплату та заява від особи, яка подає документи.

Якщо документ подано не до того відомства, яке відповідає за його тип, це призводить до відмови та втрати часу.

Як уникнути відмови: документи для Австрії

Більшість відмов і затримок виникає через помилки, які можна передбачити до початку оформлення:

• Електронний витяг замість паперового оригіналу. Апостиль ставиться тільки на паперовий оригінал з печаткою та підписом уповноваженої особи; електронний витяг з «Дії» не підлягає апостилюванню. Якщо ви замовляли електронний варіант, доведеться подавати запит на паперовий оригінал повторно — перевірте формат документа до подачі.
• Документ «застарів» до моменту подачі. Приймаючі органи в Австрії зазвичай приймають довідки не старші 3–6 місяців з дати видачі, а деякі відмовляють у прийнятті свідоцтв, виданих багато років тому, або зношених і пошкоджених. Уточніть вимоги приймаючої сторони заздалегідь і замовляйте документ ближче до дати подачі.
• Не та схема перекладу. Для Австрії допустимі два варіанти: нотаріальний переклад в Україні з другим апостилем або переклад присяжним перекладачем в Австрії без апостиля на переклад. Якщо почати оформлення, не визначившись зі схемою, можна отримати апостиль, який у конкретному відомстві не приймуть.
• Виправлення та неповне заповнення апостиля. Апостиль має десять пронумерованих полів, і всі вони мають бути заповнені коректно і без виправлень — австрійська сторона перевіряє саме це.
• Оригінал втрачено або пошкоджено. Для документів ДРАЦС у такому разі єдиний варіант — повторний витяг (дублікат), який можна отримати в Україні, зокрема за довіреністю.
• Вимоги конкретного органу не уточнені. Перед подачею варто з’ясувати, чи потрібен апостиль саме на оригіналі, чи на нотаріально засвідченій копії, і які вимоги до перекладу діє та установа, куди подаються документи.

Якщо перелічити ці пункти до старту, оформлення проходить без повторних подач і зайвих витрат часу.

Переклад в Україні чи в країні призначення: Австрія

Вибір схеми залежить від вимог конкретної установи, куди подаються документи: для шлюбної справи в Standesamt і для справ у Magistrat зазвичай потрібен подвійний апостиль, тоді як для інших цілей може підійти переклад присяжного перекладача. Перед стартом оформлення варто уточнити, який формат приймає саме ваше відомство.

Питання клієнтів: Австрія

Чи можна поставити апостиль на документ, виданий ще за часів СРСР?

За загальним правилом — ні. Оригінали офіційних документів, виданих установами колишніх союзних республік у складі СРСР, не приймаються на території України для проставлення апостиля. Виняток становлять документи про освіту та вчені звання, видані в УРСР. Якщо ваш документ виданий іншою союзною республікою, його спочатку потрібно замінити на український документ — наприклад, отримати повторний витяг з ДРАЦС або нову архівну довідку. Це варто з’ясувати ще до початку оформлення, щоб не витрачати час на подачу, яка завершиться відмовою.

Що робити, якщо оригінал свідоцтва втрачено або пошкоджено?

Апостиль ставиться на оригінал документа, тому пошкоджений або втрачений документ спочатку треба замінити. Для документів ДРАЦС єдиний варіант — повторний витяг (дублікат), який можна отримати в Україні, зокрема за довіреністю, якщо ви перебуваєте за кордоном. Після отримання нового оригіналу на нього проставляється апостиль у Мін’юсті України, який відповідає за документи ДРАЦС. Австрійські органи також можуть відмовити у прийнятті зношених документів, тому краще не відкладати заміну до останнього моменту.

Чи можна отримати довідку про несудимість, якщо я перебуваю в Австрії?

Так. У разі тимчасового або постійного перебування за межами держави довідку про несудимість можна отримати в посольствах або консульських установах України. Далі на цю довідку ставиться апостиль у МВС України — саме це відомство видає документ і апостилює його. Після апостилювання документ або перекладається нотаріально в Україні з другим апостилем, або передається присяжному перекладачу в Австрії без апостиля на переклад. Уточніть у приймаючій стороні, який варіант вона очікує.

Чи можна поєднати апостиль з процедурою визнання диплома в Україні?

Це різні процедури з різними наборами документів. Для проставлення апостиля на документи про освіту подається оригінал або засвідчена копія, заява та платіжна інструкція про оплату — апостиль ставить МОН України. Для процедури визнання (нострифікації) іноземного документа про освіту потрібен інший пакет: заява на проходження нострифікації, засвідчені в установленому законодавством порядку копія та переклад українською мовою легалізованого іноземного документа про освіту та додаток до нього, а також копії паспорта заявника. Документи подаються до ДП «Інформаційно-іміджевий центр» МОН у Києві на вул. Павловській, 26/41, попередньо — після онлайн-реєстрації на naric.in.ua. Якщо ваш диплом український і потрібен для Австрії, достатньо апостиля МОН і перекладу; нострифікація стосується іноземних документів для визнання в Україні.

Що саме перевіряє австрійська сторона в апостилі?

Апостиль має десять пронумерованих полів: найменування країни, дані особи, що підписала документ, її посада, назва установи, печатка, місто, дата, номер, підпис і печать уповноваженого органу. Усі поля мають бути заповнені коректно і без виправлень — австрійська сторона перевіряє саме це. Крім того, важливо, щоб апостиль стояв у «правильному» відомстві: якщо документ подано не до того органу, який відповідає за його тип, це призводить до відмови. Тому перед подачею варто переконатися, що документ апостильований компетентним органом і жодне поле відмітки не містить виправлень.

Що робити далі

Напишіть нам список документів і назву органу в Австрії, куди їх подаєте. Менеджер підтвердить схему (одинарний чи подвійний апостиль, вартість і строк), після чого ми почнемо оформлення.

Зразок апостиля для Австрії

Апостиль це стандартний відміток прямокутної форми, який ставиться на документ або на окремий аркуш, що до нього пришивається. Він заповнюється державною мовою країни, що його видає, і має десять пронумерованих полів: найменування країни, дані особи, що підписала документ, її посада, назва установи, печатка, місто, дата, номер, підпис і печать уповноваженого органу. Австрія визнає саме такий зразок, тому важливо, щоб усі поля були заповнені коректно і без виправлень. Якщо документ подається з перекладом, апостиль може охоплювати і сам оригінал, і переклад, залежно від обраної схеми оформлення.

Апостиль чи консульська легалізація для Австрії

Австрія учасниця Гаазької конвенції, тому для австрійських відомств достатньо апостиля, консульська легалізація не потрібна. Це суттєво спрощує процес: замість кількох інстанцій документ проходить одну процедуру в уповноваженому органі. Водночас варто враховувати особливості: апостиль не проставляється на документах посольств чи консульств і на адміністративних документах, що стосуються комерційних або митних операцій. Перед подачею у конкретну австрійську установу рекомендуємо уточнити, чи потрібен апостиль саме на оригіналі, чи на нотаріально засвідченій копії, а також вимоги до перекладу. Якщо у вас складний документ, ми підкажемо оптимальну схему.

Нотаріальне засвідчення перекладу

Для Австрії переклад зазвичай має бути нотаріально засвідченим, щоб апостиль можна було поставити або щоб переклад прийняли у відомстві. Існують два допустимі варіанти оформлення: переклад приєднується до оригіналу, і апостиль ставиться на весь комплект, або апостиль ставиться на оригінал, а переклад засвідчується окремо. Нотаріус підтверджує підпис перекладача та повноту перекладу, після чого комплект набуває юридичної сили за кордоном. Ми виконуємо переклад українською на німецьку з урахуванням термінології, якої очікують австрійські установи, і організовуємо нотаріальне засвідчення в межах однієї процедури, щоб документ пройшов перевірку з першого разу.

Див. також

• Партнерська програма 30 %
• Апостиль документів для Іспанії
• Апостиль документів для Італії