🇺🇸Апостиль документів для США

Коротко про апостиль для США

США підписали Гаазьку конвенцію 1961 року, тому українські документи для американських органів легалізуються апостилем, без консульської легалізації. Але на практиці все не так однозначно: вимоги сильно залежать від того, хто саме приймає документ. Іміграційна служба USCIS, університет у Каліфорнії та суд штату Техас можуть висувати принципово різні умови до одного й того ж свідоцтва чи довідки.

Найпоширеніша плутанина виникає саме навколо USCIS. Для іміграційних справ апостиль зазвичай не потрібен: служба приймає іноземні документи з certified translation англійською мовою. Це переклад із сертифікатом перекладача, який підтверджує його компетентність і повноту перекладу. А от університети, суди штатів і роботодавці нерідко вимагають апостиль на оригінал, і тут без нього не обійтися.

Які документи і де ставлять апостиль

В Україні апостиль проставляють МВС, Мін’юст, МОН і МЗС — залежно від типу документа, і подавати треба саме до «свого» органу:

Помилка у виборі відомства означає відмову і втрачений час, тому ми перевіряємо тип кожного документа перед подачею. Загальний орієнтир для пакета документів для США: 3–10 днів, а точну вартість і строк для вашої ситуації підтверджує менеджер.

Переклад для американських органів

На відміну від країн Європи, у США немає інституту присяжних перекладачів, тому вимоги простіші, але формальні. Для USCIS потрібен certified translation: переклад англійською з підписом і заявою перекладача. Для університетів і судів штатів, як правило, достатньо нотаріального перекладу в Україні, але окремі установи можуть мати власний формат.

Порядок дій теж має значення. Якщо орган приймає переклад з апостильованого оригіналу, спершу ставиться апостиль, і лише потім перекладається весь документ разом зі штампом. Якщо переклад зробити раніше, його доведеться переробляти. Подвійний апостиль, на оригінал і на нотаріально засвідчений переклад, для США зазвичай не потрібен: ця схема характерніша для Австрії, Нідерландів, Швейцарії та частини органів Італії. Детальніше про механіку читайте в розділі Подвійний апостиль.

Термін дії документів

Термін дії задає не українське відомство, а приймаюча сторона в США. Типові орієнтири:

• довідка про несудимість, зазвичай 3–6 місяців з дати видачі;
• довідки ДРАЦС (про шлюб, народження, сімейний стан), часто до 6 місяців;
• свідоцтва і дипломи, без обмеження строку, але університети іноді просять «свіжий» апостиль.

Плануйте отримання довідок ближче до дати подачі. Якщо USCIS розглядає справу місяцями, довідка, зібрана «про запас», може застаріти до моменту рішення.

Оформлення дистанційно

Більшість наших клієнтів для США, українці, які вже виїхали, або ті, хто готується до подачі на візу чи навчання. Приїжджати в Україну не потрібно: ми працюємо за довіреністю. Менеджер отримує документ в Україні, проставляє апостиль у потрібному відомстві, за потреби організовує переклад і відправляє готовий пакет кур’єрською доставкою за вашою адресою.

Схожі вимоги до перекладів і термінів діють і в інших країнах: порівняти можна на сторінках Німеччина, Італія та Іспанія. Загальний огляд усіх напрямів зібрано в розділі Апостиль за країною.

З чого почати

Напишіть менеджеру, який орган у США вимагає документ і який саме це документ. Ми підкажемо, чи потрібен апостиль, чи достатньо certified translation, у яке відомство подавати і скільки це займе часу. Вартість і точний строк підтверджує менеджер після перегляду вашого набору документів, без сюрпризів у процесі.

Апостиль документів про освіти

Дипломи, атестати та академічні довідки проходять апостиляцію в уповноважених органах, які відповідають за сферу освіти. За загальним правилом уповноважені органи вправі делегувати повноваження щодо проставлення апостиля територіальним органам, тому звертатися варто саме до регіонального підрозділу за місцем видачі документа або за місцем звернення.

Деталі процедури:

• Перед апостилем перевірте, що диплом має всі необхідні підписи та печаті навчального закладу.
• Якщо документ про освіту виданий давно, іноді потрібне підтвердження з архіву закладу.
• Апостиль не ставиться на документах посольств і консульств за кордоном, а також на адміністративних документах, що стосуються комерційних або митних операцій (https://adilet.zan.kz/rus/docs/V2100025789).
• Для американських університетів і роботодавців зазвичай потрібен також нотаріально завірений переклад англійською мовою.

Оформлення апостиля без особистої присутності

Апостиль можна оформити дистанційно: через довірену особу або за допомогою спеціалізованої компанії, яка подає документи до уповноваженого органу від вашого імені. Це зручно, якщо ви вже перебуваєте у США або в іншому регіоні.

Як це працює:

• Ви передаєте документ кур’єром або поштою виконавцю, який подає його на апостиляцію та отримує готовий документ.
• Частина послуг доступна в електронному вигляді: електронний апостиль видається через інформаційну систему «е-апостиль» (https://adilet.zan.kz/rus/docs/V2100025789), що дозволяє отримати підтвердження без візиту до установи.
• Департаменти юстиції апостилюють документи за принципом екстериторіальності (https://adilet.zan.kz/rus/docs/V2000020740), тому місце вашої реєстрації не має значення.
• Після завершення процедури документи з апостилем та перекладом надсилаються вам кур’єрською службою.

Для чого потрібен апостиль для США

Хоча для іміграційних справ USCIS апостиль зазвичай не потрібен, є низка сценаріїв, у яких без штампа на українському документі не обійтися. Найчастіше це:

• Навчання в американському університеті. Приймальні комісії та служби визнання кваліфікацій нерідко просять апостиль на дипломі, атестаті чи додатку, а іноді — і «свіжий» апостиль, навіть якщо сам документ безстроковий.
• Шлюб або реєстрація відносин у штаті. Органи реєстрації штатів зазвичай вимагають апостильовані свідоцтва про народження та довідки про сімейний стан, видані не пізніше кількох місяців тому.
• Судові справи в штаті. Суди штатів мають власні вимоги, які відрізняються не лише від USCIS, а й між собою — правила Каліфорнії та Техасу можуть бути принципово різними для одного й того ж свідоцтва.
• Працевлаштування та ліцензування. Роботодавці й деякі державні установи США можуть вимагати апостиль на довідці про несудимість або на документах про освіту.

Звідси головний практичний висновок: перед замовленням з’ясуйте, хто саме у США прийматиме документ. Від цього залежить і те, чи потрібен апостиль взагалі, і те, у якому порядку оформлювати переклад.

Документи для США: хто видає і хто ставить апостиль

Щоб не помилитися з відомством, звірте кожен документ вашого пакета з цією таблицею:

Кілька важливих обмежень, про які варто знати заздалегідь:

• Апостиль ставиться тільки на паперовий оригінал з підписом і печаткою. Електронний витяг про несудимість, отриманий через «Дію», для апостиля не підходить — доведеться замовляти паперовий оригінал повторно.
• Апостиль не проставляється на оригіналах документів, що посвідчують особу та підтверджують громадянство, військових квитках, трудових книжках, дозволах на носіння зброї та свідоцтвах про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортах).
• Оригінали документів, виданих установами колишніх союзних республік СРСР (крім документів про освіту та вчені звання УРСР), не приймаються для проставлення апостиля в Україні.
• Якщо документ про освіту виданий давно, іноді потрібне підтвердження з архіву навчального закладу, а сам диплом має мати всі необхідні підписи та печаті.

Як уникнути відмови: документи для США

Більшість відмов і затримок у справах для США спричинені кількома повторюваними помилками. Ось чого варто перевірити до подачі:

• Подання не до того відомства. Класичний приклад — свідоцтво ДРАЦС, подане на апостилювання до МВС або МЗС замість Мін’юсту. Результат — відмова і втрачений час. Перевірте таблицю компетенції вище для кожного документа.
• Переклад зроблено раніше за апостиль. Якщо орган у США приймає переклад саме з апостильованого оригіналу, спершу ставиться штамп, і лише потім перекладається документ разом з апостилем. Переклад, зроблений заздалегідь, доведеться переробляти.
• Замовлення апостиля там, де достатньо certified translation, і навпаки. Для USCIS зазвичай потрібен лише переклад англійською із сертифікатом перекладача, а апостиль вимагають університети, суди штатів і роботодавці. Уточніть вимоги конкретного органу до вашої категорії справи.
• Застаріла довідка. Довідка про несудимість зазвичай вважається дійсною 3–6 місяців, довідки ДРАЦС — часто до 6 місяців. Якщо отримати документ задовго до подачі, до моменту розгляду він може вийти за межі прийнятного строку. Замовляйте довідки ближче до дати подачі.
• Електронний витяг замість паперового. Якщо ви замовляли довідку через «Дію», для апостиля вона не підійде — потрібен паперовий оригінал з печаткою МВС та підписом уповноваженої особи.
• Неуточнені вимоги штату. Правила для університетів і судів різняться між штатами, а окремі установи можуть вимагати власний формат перекладу або навіть подвійний апостиль, хоча для США він зазвичай не потрібен. Звіряйте вимоги заздалегідь, до початку оформлення.
• Пошкоджений або дуже старий оригінал. Деякі органи відмовляють у прийнятті свідоцтв, виданих багато років тому або зношених. У такому разі заздалегідь замовте повторний витяг (дублікат) в органі ДРАЦС — це можливо і за довіреністю.

Що підготувати для США

Щоб менеджер міг одразу підтвердити строк і порядок дій для вашої ситуації, підготуйте таку інформацію:

1. Назва органу в США, який вимагає документ — USCIS, університет, суд штату чи роботодавець. Від цього залежить, чи потрібен апостиль, чи достатньо certified translation.
2. Тип і назва кожного документа — свідоцтво, витяг ДРАЦС, довідка про несудимість, диплом тощо. Якщо оригінал втрачено або пошкоджено, повідомте про це одразу: повторний витяг замовляється окремо.
3. Дата, до якої документ має бути у вас на руках. Це дозволить спланувати отримання довідок так, щоб вони не «застаріли» до моменту розгляду справи.
4. Вимоги до перекладу, якщо вони відомі — нотаріальний переклад в Україні чи certified translation англійською, і чи приймає орган переклад з апостильованого оригіналу.
5. Ваше місцезнаходження. Якщо ви вже за кордоном, оформлення йде за нотаріальною довіреністю: представник в Україні подає запит на документ, отримує паперовий оригінал, проставляє апостиль у відповідному відомстві, за потреби організовує переклад і надсилає готовий пакет кур’єром за вашою адресою. Приїжджати в Україну не потрібно.

Після перегляду вашого набору документів менеджер підтверджує вартість і точний строк — орієнтир для пакета документів для США становить 3–10 днів залежно від відомства.

Переклад в Україні чи в країні призначення: США

Практичний орієнтир: для іміграційних справ USCIS готуйте certified translation, для університетів і судів штатів частіше достатньо нотаріального перекладу в Україні — але вимоги конкретної установи варто звірити заздалегідь, оскільки правила різняться між штатами.

Питання клієнтів: США

Чи можна поставити апостиль на копію документа, а не на оригінал?

Залежно від типу документа і вимог конкретного органу апостиль ставиться або на оригінал, або на копію, засвідчену в установленому порядку. Але є важливий виняток: для довідок про несудимість апостилюється виключно паперовий оригінал з печаткою та підписом уповноваженої особи. Електронний витяг, отриманий через «Дію», для апостиля не підходить — доведеться замовляти паперовий оригінал повторно. Якщо у вас на руках лише копія, уточніть у приймаючій стороні в США, чи прийме вона документ з апостилем на засвідченій копії, перш ніж подавати документи.

Що робити, якщо документ виданий ще за часів СРСР?

Оригінали офіційних документів, виданих установами колишніх союзних республік, не приймаються в Україні для проставлення апостиля. Виняток — документи про освіту та вчені звання, видані в УРСР: їх апостилювати можна. Тобто радянське свідоцтво про шлюб або народження, видане поза межами УРСР, доведеться замінювати повторним витягом чи дублікатом через відповідний орган, і лише після цього подавати на апостиляцію. Радянський диплом, навпаки, можна апостилювати, але якщо документ старий, іноді потрібне підтвердження з архіву навчального закладу, а сам диплом має містити всі необхідні підписи та печаті.

Чи потрібен подвійний апостиль — на оригінал і на переклад?

Для США подвійний апостиль зазвичай не потрібен. Ця схема — окремий штамп на оригіналі та окремий на нотаріально засвідченому перекладі — типова для Австрії, Нідерландів, Швейцарії та частини органів Італії. Водночас окремі американські установи можуть мати власні вимоги, тому їх варто уточнити заздалегідь, до початку оформлення. Якщо орган у США приймає переклад саме з апостильованого оригіналу, достатньо одного апостиля на оригіналі, а перекладається вже весь документ разом зі штампом.

Чи можна отримати довідку про несудимість, перебуваючи у США?

Так. У разі тимчасового або постійного перебування за межами держави довідку про несудимість можна отримати в посольствах або консульських установах України. Альтернативний шлях — оформлення за нотаріальною довіреністю: представник в Україні подає запит, отримує паперовий оригінал з печаткою МВС, проставляє апостиль у тому ж відомстві і надсилає готовий документ кур’єрською службою за вашою адресою. Важливо планувати отримання довідки ближче до дати подачі: вона зазвичай вважається дійсною 3–6 місяців, і якщо іміграційна справа розглядається місяцями, документ може застаріти до моменту рішення.

Які документи взагалі не підлягають апостилюванню?

Апостиль не проставляється на оригіналах документів, що посвідчують особу та підтверджують громадянство України, військових квитках, трудових книжках, дозволах на носіння зброї та свідоцтвах про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортах). Крім того, апостиль не ставиться на документах посольств і консульств за кордоном, а також на адміністративних документах, що стосуються комерційних або митних операцій. Якщо американська сторона вимагає «апостиль на паспорт», мова, найімовірніше, про нотаріально засвідчену копію або інший спосіб засвідчення — це варто уточнити у вимогах органу і вирішувати окремими інструментами, а не через апостиль.

Див. також

• Партнерська програма 30 %
• Апостиль документів для Австрії: Magistrat і подвійний апостиль
• Апостиль документів для Іспанії