ApostilleUkraineАпостиль — це спеціальний штамп, який підтверджує справжність підпису, посади особи, що підписала документ, і печатки на ньому, щоб документ визнавали за кордоном без додаткової консульської легалізації. В Україні апостиль ставить не один орган для всіх документів одразу, а різні відомства залежно від типу документа. Помилка у виборі органу — найчастіша причина затримки, тому ключова частина послуги — правильно визначити, куди саме подавати документ.
Хто ставить апостиль в Україні
Розподіл компетенції між органами встановлює постанова Кабінету Міністрів України від 18.01.2003 № 61. Орієнтовно це виглядає так:
| Орган | Які документи апостилює |
|---|---|
| МВС | Довідки про несудимість та власні адміністративні документи |
| МЗС | Адміністративні документи поза компетенцією інших відомств |
| Мін’юст | Документи ДРАЦС, нотаріальні та судові документи |
| МОН | Дипломи, атестати, додатки до документів про освіту |
Апостиль на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, оформлених нотаріусами України, проставляє саме Мін’юст. Якщо документ належить, наприклад, до сфери ДРАЦС, подавати його до МЗС чи МОН немає сенсу — заявку повернуть.
Коли потрібен апостиль
Апостиль потрібен щоразу, коли український документ планується використати в іншій державі, яка приєдналася до Гаазької конвенції 1961 року. Це можуть бути довідки, свідоцтва, дипломи, нотаріальні документи, судові рішення — практично будь-який офіційний документ, що виходить від державного органу чи нотаріуса. Якщо приймаюча країна не є учасницею конвенції, замість апостилю знадобиться консульська легалізація, і це варто з’ясувати заздалегідь.
Які документи апостилю не підлягають
Важливо знати, що апостиль ставиться не на будь-який документ. Зокрема, апостиль не проставляється на оригіналах документів, що посвідчують особу та підтверджують громадянство України, а також на низці інших службових і адміністративних документів. Крім того, оригінали офіційних документів, виданих установами колишніх союзних республік у складі СРСР, за загальним правилом не можуть апостилюватися, за винятком окремих документів про освіту та вчені звання, виданих УРСР. Ці нюанси ми перевіряємо ще на етапі первинного уточнення, щоб не готувати апостиль на документ, якому він не належить за визначенням.
Що потрібно подати
Типовий пакет для проставлення апостилю включає оригінал документа (або копію, засвідчену в установленому порядку, якщо орган це допускає), заяву на проставлення апостиля, документ, що посвідчує особу заявника, і підтвердження оплати послуги. Для окремих категорій документів, наприклад довідок про несудимість, апостилюється виключно оригінал у паперовій формі з печаткою органу видачі та підписом уповноваженої особи — копія в такому разі не підійде.
Якщо документи подає представник, а не сам власник документа, додатково знадобиться нотаріально посвідчена довіреність.
Як працює дистанційне оформлення
Якщо ви вже за кордоном, особисто приїжджати в Україну не потрібно. Ви оформлюєте довіреність на представника, ми отримуємо документ (або працюєте з тим, що вже є на руках), подаємо його до компетентного органу, отримуємо апостиль і надсилаємо готовий комплект кур’єром за вашою адресою. Такий формат підходить і для термінових справ, і для планових запитів, коли документ потрібен за кілька тижнів.
Строки оформлення
Строк розгляду залежить від органу і типу документа. За чинними правилами, розгляд документів, поданих для проставлення апостиля, у деяких випадках може тривати до 20 робочих днів, якщо потрібна додаткова перевірка. У більшості випадків стандартні строки коротші, але точний орієнтир для вашого документа і органу підтверджує менеджер після первинного уточнення. Вартість послуги також уточнюється індивідуально: вона залежить від типу документа, обраного органу і терміновості.
Типові помилки при оформленні апостилю
Найпоширеніша помилка — подання документа не до того органу: диплом до Мін’юсту замість МОН, свідоцтво ДРАЦС до МВС замість Мін’юсту. Друга помилка — спроба апостилювати документ, який апостилю не підлягає за правилами, наприклад документ, що посвідчує особу. Третя — подання копії там, де орган вимагає виключно оригінал, що особливо актуально для довідок про несудимість. Усі ці ризики ми знімаємо ще до подання, на етапі визначення органу і перевірки вимог.
Чек-лист перед подачею на апостиль
- Визначте тип документа. Від нього залежить орган: довідки МВС апостилює МВС, документи ДРАЦС, нотаріальні й судові — Мін’юст, дипломи й атестати — МОН, інші адміністративні — МЗС (постанова КМУ № 61).
- Перевірте форму. Потрібен паперовий оригінал з печаткою та підписом або належно засвідчена копія, якщо її приймає орган. Електронний документ з «Дії» апостилю не підлягає.
- Звірте дані з паспортом. Прізвище, ім’я і дата народження мають збігатися в усіх документах пакета — це спростить переклад.
- Дізнайтеся вимоги країни. Чи потрібен переклад, чи ставиться другий апостиль на засвідчення перекладу, яким має бути «вік» документа.
- Плануйте порядок. Спочатку апостиль на оригінал, потім переклад разом з текстом штампа.
Коли потрібна послуга «Апостиль»
Апостиль на українських документах найчастіше знадобиться в таких обставинах:
- Реєстрація шлюбу за кордоном. Іноземний орган реєстрації актів цивільного стану (наприклад, німецький Standesamt) вимагає свідоцтво про народження або про шлюб з апостилем — без штампа документ не має юридичної сили.
- Вступ до іноземного навчального закладу. Диплом, атестат і додаток до них подають до МОН для апостилювання, причому кожен документ апостилюється окремо.
- Працевлаштування або професійна ліцензія. Роботодавець чи регулятор країни призначення може вимагати довідку про несудимість з апостилем — її апостилює МВС, і тільки на паперовому оригіналі.
- Сімейні та спадкові справи. Підтвердження родинних зв’язків для возз’єднання сім’ї, оформлення спадщини, пенсійних чи соціальних виплат — у всіх цих процедурах приймаючий орган вимагає апостильовані документи ДРАЦС або судові рішення.
- Нотаріальні дії за кордоном. Довіреності, згоди та інші документи, оформлені нотаріусами України, апостилює Мін’юст.
У кожній ситуації важливо заздалегідь з’ясувати вимоги саме того органу, куди подаватиметься документ: чи потрібен переклад, чи потрібен другий апостиль на засвідченні перекладу, чи приймає орган документи «старої» дати видачі.
Хто видає документи і хто їх апостилює
| Документ | Хто видає | Компетентний орган для апостиля |
|---|---|---|
| Довідка про несудимість | МВС | МВС |
| Свідоцтво про народження, шлюб, розірвання шлюбу, смерть; витяг з реєстру ДРАЦС | Органи ДРАЦС | Мін’юст |
| Нотаріальні документи (довіреності, згоди, засвідчені копії) | Нотаріуси України | Мін’юст |
| Судові рішення | Суди України | Мін’юст |
| Диплом, атестат, додаток до документа про освіту | Заклади освіти | МОН |
| Інші адміністративні документи поза компетенцією перелічених відомств | Різні державні органи | МЗС |
Розподіл повноважень між цими відомствами встановлено постановою Кабінету Міністрів України від 18.01.2003 № 61. Окремо варто пам’ятати: диплом і додаток з оцінками — це два різні документи, і кожному потрібен власний апостиль. Подача пакета, де диплом апостильований, а додаток — ні, призведе до того, що приймаюча сторона запросить дооформити решту.
Варіанти оформлення: Апостиль
Для цієї послуги є три типові конфігурації. Вибір залежить не від побажань, а від вимог органу країни призначення, тому перед оформленням їх варто з’ясувати.
| Варіант | Коли підходить | Що врахувати |
|---|---|---|
| Тільки апостиль | Приймаюча сторона вимагає лише штамп на оригіналі, переклад не потрібен або ви організовуєте його самі | Апостиль ставиться на оригінал або на копію, засвідчену в установленому порядку; для довідок про несудимість — виключно паперовий оригінал з печаткою і підписом |
| Апостиль + переклад | Орган призначення вимагає переклад документа | Переклад виконується разом з текстом апостиля, потім засвідчується нотаріусом; спочатку штамп, потім переклад |
| Подвійний апостиль під ключ | Вимагається апостиль і на оригіналі, і на засвідченні перекладу | Два окремі штампи на двох документах; строки складаються з кількох послідовних етапів |
Коротко про логіку вибору. Якщо ви не впевнені, чи потрібен переклад, — почніть з уточнення вимог конкретної країни: помилка у конфігурації призводить до того, що приймаючий орган повертає комплект на дооформлення. Варіант «тільки апостиль» — найшвидший, але підходить не для всіх процедур. «Апостиль + переклад» — стандарт для більшості запитів до іноземних відомств. «Подвійний апостиль» — найтриваліший, оскільки включає два окремі звернення до компетентних органів, але саме його часто вимагають, коли переклад засвідчується нотаріусом в Україні.
Питання клієнтів: Апостиль
Чи можна апостилювати документ, завантажений із застосунку «Дія»?
Ні. Для проставлення апостиля потрібен паперовий оригінал з печаткою та підписом уповноваженої особи або копія, засвідчена в установленому порядку, якщо конкретний орган її приймає. Електронний документ з «Дії» апостилю не підлягає. Якщо у вас лише електронна версія, спершу доведеться отримати паперовий примірник у органі, який видав документ, і вже на нього ставити штамп.
Чи можна сплатити державне мито, перебуваючи за кордоном?
Для документів про державну реєстрацію актів цивільного стану — так. Громадяни, які проживають за кордоном, можуть здійснити оплату в іноземній валюті у банках-кореспондентах АТ «Укрексімбанк» на рахунок Держказначейства. Це знімає потребу шукати, хто сплатить платіж в Україні. Для інших типів документів порядок оплати варто уточнити заздалегідь, щоб пакет не повернули через відсутність підтвердження платежу.
Чи потрібен окремий апостиль на додаток до диплома?
Так. Диплом і додаток з оцінками — це два різні документи, і кожному потрібен власний штамп. Типова ситуація: людина подає апостильований диплом, а додаток — без штампа, і навчальний заклад за кордоном запитує повний комплект. У такому разі апостиль ставиться в МОН окремо на додаток, після чого комплект збирається разом із перекладом. Плануючи подачу до навчального закладу, одразу рахуйте обидва документи, а не один.
Що станеться, якщо подати документ не до того органу?
Заявку повернуть без розгляду. Так трапляється, наприклад, коли свідоцтво про народження — документ ДРАЦС — намагаються апостилювати через МЗС замість Мін’юсту. Час, витрачений на подання, втрачається, а документ доводиться подавати знову, вже за правильним адресатом. Саме тому визначення компетентного органу — перший крок оформлення: ДРАЦС, нотаріальні та судові документи — Мін’юст, документи про освіту — МОН, довідки МВС — МВС, решта адміністративних — МЗС.
Чи підлягають апостилю трудова книжка, військовий квиток чи технічний паспорт?
Ні. Апостиль не проставляється на оригіналах документів, що посвідчують особу та підтверджують громадянство України, на військових квитках, трудових книжках, дозволах на носіння зброї, свідоцтвах про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортах), а також на нормативно-правових актах і листуванні. Якщо іноземний орган запросив такий документ, зазвичай рішенням стає інший документ або засвідчена копія — але це потрібно перевіряти для кожного конкретного випадку окремо.
Як перевірити готовий документ: Апостиль
Коли документ з апостилем уже на руках, перед відправкою до країни призначення варто пройти кілька перевірок.
Штамп і його зміст. Апостиль підтверджує справжність підпису, посади особи, що підписала документ, і печатки на ньому. Переконайтеся, що штамп стоїть саме на тому документі, який вимагає приймаюча сторона, а не на конверті, вкладці чи копії, якщо копія не передбачена.
Форма оригіналу. Для частини документів — зокрема довідок про несудимість — апостилюється виключно паперовий оригінал з печаткою органу видачі та підписом уповноваженої особи. Перевірте, що на руках саме такий примірник, а не роздруківка.
Комплектність. Якщо мова про документи про освіту, переконайтеся, що апостиль стоїть і на дипломі, і на додатку — це два окремі документи. Відсутність штампа на одному з них — найчастіша причина, через яку заклад повертає пакет на дооформлення.
Переклад. Якщо країна вимагає переклад, він має бути виконаний разом з текстом апостиля і засвідчений нотаріусом. Переклад, у якому пропущено текст штампа, приймаючий орган може не зарахувати.
Дані. Прізвище, ім’я та дата народження мають збігатися в усіх документах пакета і з паспортом — розбіжності ускладнюють і переклад, і перевірку приймаючою стороною.
Вимоги країни. Звірьте, чи не потрібен другий апостиль на засвідченні перекладу і чи немає обмежень щодо «віку» документа — ці параметри визначаються правилами конкретної країни призначення.
Порядок дій: апостиль, переклад, засвідчення
Послідовність кроків має значення, і порушення порядку — одна з причин, через яку комплект доводиться збирати повторно.
Перший крок — апостиль на оригінал документа (або на засвідчену копію, якщо орган це допускає). Штамп ставиться до будь-яких перекладних дій, бо саме його текст потім входить у переклад.
Другий крок — переклад. Він виконується разом з текстом апостиля: перекладач працює з документом, на якому вже стоїть штамп, і переносить зміст штампа мовою перекладу. Якщо переклад зробити раніше, текст апостиля в ньому не з’явиться, і документ доведеться перекладати заново.
Третій крок — нотаріальне засвідчення перекладу. Після перекладу документ проходить нотаріуса, який засвідчує відповідність перекладу оригіналу.
Четвертий крок — за потреби другий апостиль. Якщо країна призначення вимагає штамп і на засвідченні перекладу, на нотаріально засвідчений документ ставиться ще один апостиль. Це окреме звернення до компетентного органу, тому загальний строк оформлення такого комплекту довший, ніж при одиночному штампі.
Такий порядок — спочатку штамп на оригіналі, потім переклад з текстом апостиля, потім нотаріус, потім за потреби другий штамп — універсальний для більшості запитів. Відхилення можливі лише тоді, коли приймаюча сторона прямо вказує іншу послідовність, і це варто з’ясувати до початку оформлення, а не після того, як перший штамп уже поставлено.
Пов’язані послуги
Якщо приймаюча сторона вимагає апостиль і на оригіналі, і на перекладі, подивіться сторінку Подвійний апостиль. Для документів ДРАЦС — свідоцтв і витягів — є окрема послуга документи ДРАЦС, а для дипломів і атестатів — документи про освіту. Якщо ви ще не визначилися з вимогами країни призначення, почніть з первинного уточнення або перегляньте вимоги конкретної країни, наприклад Австрії чи Іспанії.
Що робити далі
Напишіть нам тип документа і країну, куди плануєте його подавати. Ми визначимо компетентний орган, підготуємо пакет документів і повідомимо орієнтовний строк. Звертайтеся через сторінку контактів — почнемо оформлення одразу після уточнення деталей.