ApostilleUkraineНотаріальні документи — окрема категорія в ланцюжку апостилювання, і працюють вони трохи інакше, ніж довідки держорганів чи документи ДРАЦС. Сюди належать нотаріально засвідчені копії, довіреності, засвідчення перекладу та інші дії, які виконує нотаріус. На цій сторінці розбираємо, коли вони потрібні, хто їх апостилює і на що звернути увагу, щоб документ прийняли з першого разу.
Що таке нотаріальний документ у контексті апостилю
Нотаріус в Україні засвідчує різні дії: справжність підпису на документі, вірність копії з оригіналом, факт видачі довіреності, а також підпис перекладача під текстом перекладу. У кожному з цих випадків нотаріус ставить власний підпис і печатку, і саме це засвідчення стає тим «документом», на який далі можна поставити апостиль.
Відрізняйте нотаріальний документ від документа ДРАЦС чи довідки держоргану: свідоцтво про шлюб видає орган реєстрації актів цивільного стану, а не нотаріус, хоча апостилює обидва типи документів зрештою той самий орган — Мін’юст.
Хто апостилює нотаріальні документи
Апостиль на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України, проставляє Мін’юст України. Це означає, що нотаріально засвідчена копія, довіреність чи засвідчення перекладу подається саме до цього відомства, а не до МЗС чи МВС.
Розподіл компетенції між органами в цілому визначено постановою Кабінету Міністрів України, і помилковий вибір органу — одна з найчастіших причин відмови чи затримки. Детальніше про розподіл органів читайте на сторінці Апостиль за країною.
Нотаріальна копія замість оригіналу
Часто виникає питання, чи можна подати нотаріально засвідчену копію замість оригіналу документа. У багатьох випадках так, якщо копія засвідчена в установленому порядку. Але це залежить і від типу документа, і від вимог органу призначення за кордоном: одні установи приймають лише оригінал з апостилем, інші — нотаріальну копію з апостилем на ній. Тому перед поданням варто уточнити, яку саме форму очікує ваш орган призначення.
Довіреність: інструмент дистанційного оформлення
Довіреність — ключовий документ для тих, хто оформлює апостиль дистанційно, перебуваючи за кордоном. Вона дозволяє представнику в Україні діяти від вашого імені: отримати документ, подати заяву на апостиль, забрати готовий результат, організувати переклад і відправку.
Довіреність можна оформити двома способами: у нотаріуса в Україні, якщо ви в країні, або в консульській установі України за кордоном, якщо ви вже виїхали. Другий варіант діє так само юридично, як і нотаріальна довіреність, оформлена всередині країни.
Що подається для проставлення апостиля
Загальний перелік для апостилювання включає оригінал документа, на якому проставляється апостиль, або його засвідчену копію, а також заяву на проставлення апостиля і підтвердження оплати послуги. Конкретний набір документів залежить від типу документа і профільного відомства, тому перелік варто уточнювати під ваш конкретний випадок, а не орієнтуватися на загальний шаблон.
Що не підлягає апостилю
Апостиль не проставляється на низку категорій документів, зокрема на оригіналах документів, що посвідчують особу та підтверджують громадянство України. Перелік обмежень визначений правилами проставлення апостиля, і якщо ваш документ потрапляє в таку категорію, потрібна інша процедура — наприклад, нотаріальна копія замість оригіналу або інший формат засвідчення. Якщо не впевнені, чи підпадає ваш документ під обмеження, краще уточнити це до подання, щоб не втрачати час на відмову.
Типові помилки з нотаріальними документами
- Подання оригінала документа, що посвідчує особу, на апостиль — такі документи апостилю не підлягають.
- Оформлення довіреності без урахування того, які саме дії вона має дозволяти представнику: якщо повноважень недостатньо, документ доведеться переоформлювати.
- Подання нотаріальної копії до органу, який вимагає саме оригінал з апостилем.
- Пропуск етапу нотаріального засвідчення перекладу перед другим апостилем у схемі з подвійним апостилем.
Зв’язок з перекладом і подвійним апостилем
Нотаріальне засвідчення часто виникає на етапі перекладу: перекладач готує текст, а нотаріус засвідчує його підпис і повноту перекладу. Саме на це засвідчення в схемі подвійного апостиля Мін’юст ставить другий штамп. Детальніше про цю схему читайте на сторінці Подвійний апостиль, а про саме засвідчення перекладу — на сторінці Засвідчення перекладу. Про те, коли переклад потрібен і в якому форматі, розказано на сторінці Переклад.
Якщо ваш документ призначений для конкретної країни, перегляньте вимоги для Італії або Нідерландів — у цих напрямах нотаріальне засвідчення перекладу зустрічається особливо часто.
Чек-лист перед апостилем на нотаріальний документ
- Перевірте, що документ нотаріальний. Копію, довіреність або засвідчений переклад має бути посвідчено нотаріусом України — такі документи апостилює Мін’юст.
- Дізнайтеся, чи приймуть копію. Деякі органи приймають нотаріальну копію замість оригіналу, інші — лише оригінал.
- Звірте дані в довіреності. ПІБ і паспортні дані довірителя й представника мають точно збігатися з документами.
- Уточніть, чи потрібен переклад. Якщо так — порядок: апостиль, переклад, нотаріальне засвідчення, за потреби другий апостиль.
- Пам’ятайте про обмеження. Документи, що посвідчують особу, апостилю не підлягають.
Коли потрібна послуга «Нотаріальні документи»
Нотаріальні документи з апостилем найчастіше потрібні в кількох практичних сценаріях, і в кожному з них набір дій відрізняється.
Підтвердження цивільного стану або факту через копію. Якщо оригінал свідоцтва чи іншого документа має залишитися у вас або вже перебуває в установі, для подання за кордоном готують нотаріально засвідчену копію, і апостиль Мін’юст ставить саме на засвідчення нотаріуса на цій копії.
Дія від вашого імені без вашої присутності. Якщо ви не можете особисто подавати документи в Україні, оформлюється довіреність на представника. Сама довіреність — це нотаріальний документ, і якщо її теж потрібно використовувати за кордоном, на неї також ставиться апостиль Мін’юсту.
Підтвердження згоди або заяви. Нотаріус засвідчує справжність підпису на заявах і згодах, і такі документи після апостилювання приймаються іноземними відомствами як офіційні.
Переклад для країни з подвійним апостилем. Коли приймаючий орган вимагає апостиль саме на перекладі, ланцюжок виглядає так: апостиль на оригінал, переклад разом із цим апостилем, нотаріальне засвідчення підпису перекладача, другий апостиль на засвідчення.
У кожній із цих ситуацій об’єктом апостилювання є не «документ взагалі», а конкретне нотаріальне засвідчення — і від того, чи правильно воно оформлене, залежить результат.
Хто видає і хто апостилює: нотаріальні документи
Щоб зорієнтуватися, хто саме виконує кожну дію в ланцюжку, зведемо основні варіанти в таблицю:
| Документ | Хто оформлює | Що саме засвідчується | Хто ставить апостиль |
|---|---|---|---|
| Нотаріальна копія документа | Нотаріус України | Вірність копії оригіналу | Мін’юст |
| Довіреність | Нотаріус в Україні або консульська установа України за кордоном | Факт видачі довіреності та підпис довірителя | Мін’юст |
| Заява з засвідченим підписом | Нотаріус України | Справжність підпису | Мін’юст |
| Переклад з засвідченням | Перекладач + нотаріус | Особа і кваліфікація перекладача, повнота перекладу | Мін’юст (другий апостиль у схемі подвійного) |
| Оригінал документа держоргану | Відповідний орган | — | Мін’юст, МЗС, МВС, МОН, Мінфін, ДМС, ДПС — залежно від типу документа |
З таблиці видно важливу річ: усі нотаріальні документи проходять через один орган — Мін’юст, тоді як оригінали довідок і свідоцтв можуть апостилюватися різними відомствами. Повноваження між органами розподілені постановою Кабінету Міністрів України від 18.01.2003 № 61, а сам порядок проставлення визначений Правилами проставлення апостиля, затвердженими наказом МЗС, МВС, МОН, Мінфіну, Мін’юсту від 17.03.2023 № 125/209/293/139/999/5 (зареєстровано в Мін’юсті 21.03.2023 за № 478/39534).
Від чого залежить строк: нотаріальні документи
Строк проставлення апостиля визначений правилами і залежить від того, як подані документи:
- Звичайне подання — розгляд триває 2 робочі дні.
- Подовжений розгляд — строк може бути продовжено до 20 робочих днів. За гідом Дія саме до 20 робочих днів вказується як строк надання послуги у випадку продовження розгляду.
На практиці це означає, що загальний час оформлення нотаріального документа з апостилем складається з кількох етапів: саме нотаріальне оформлення (копія, довіреність або засвідчення перекладу), потім строк розгляду в Мін’юсті, а якщо схема передбачає переклад і другий апостиль — ще переклад і повторний розгляд. Тому плануйте час із запасом, особливо якщо документ потрібен до конкретної дати подання за кордоном: два апостиля в ланцюжку означають два окремі цикли розгляду.
З чого складається вартість: Нотаріальні документи
Вартість оформлення апостиля на нотаріальний документ складається з двох частин: обов’язкового платежу державі та послуги супроводу.
Державне мито. За гідом Дія розмір оплати послуги з проставлення апостиля становить для фізичних осіб 0,2 прожиткового мінімуму для працездатних осіб (610 грн), для юридичних осіб — 0,35 прожиткового мінімуму (1060 грн). Ця сума однакова незалежно від того, на яку саме нотаріальну дію ставиться штамп — на засвідчену копію, довіреність чи засвідчення перекладу. Якщо схема передбачає подвійний апостиль, другий штамп — це окремий цикл розгляду, і оплата за нього подається окремо. Для громадян, які перебувають за кордоном, передбачена можливість оплати в іноземній валюті у банках-кореспондентах АТ «Укрексімбанк» на рахунок Держказначейства.
Робота сервісу. У послугу входить: визначення типу документа і правильного формату подання (оригінал чи засвідчена копія), організація нотаріального оформлення в Україні, подання комплекту до Мін’юсту, контроль розгляду, за потреби — організація перекладу і нотаріального засвідчення перекладача для другого апостиля, перевірка готового комплекту та доставка документа в Україні або за кордон. Конкретна вартість послуги уточнюється індивідуально залежно від типу документа і терміновості.
Варіанти оформлення: Нотаріальні документи
Одна й та сама мета за кордоном може досягатися різними форматами, і від вибору формату залежить, чи прийме документ орган призначення.
| Варіант | Коли підходить | Що врахувати |
|---|---|---|
| Оригінал документа з апостилем Мін’юсту | Орган призначення приймає лише оригінал | Оригінал залишається за кордоном; документи, що посвідчують особу, апостилю не підлягають |
| Нотаріально засвідчена копія з апостилем | Оригінал має залишитися у вас або перебуває в установі; орган приймає копію | Не всі документи приймають у вигляді копії — тип подання треба уточнити для конкретного органу |
| Довіреність з апостилем | Ви за кордоном і дієте через представника в Україні | Повноваження в довіреності мають охоплювати всі потрібні дії: подання, отримання, відправку |
| Заява з засвідченим підписом з апостилем | Потрібно підтвердити згоду або факт за кордоном | Нотаріус засвідчує справжність підпису — апостиль ставиться саме на це засвідчення |
| Переклад з нотаріальним засвідченням і другим апостилем | Орган вимагає апостиль на самому перекладі | Ланцюжок: апостиль на оригінал → переклад разом з апостилем → засвідчення перекладача → другий апостиль |
Як перевірити готовий документ: Нотаріальні документи
Коли апостиль проставлено, документ ще не «автоматично готовий» — варто звірити кілька речей до відправки, бо саме на цьому етапі виявляється більшість проблем, які інакше спливають уже в іноземній установі.
Штамп апостиля. Перевірте, що апостиль стоїть саме на тому документі, який ви замовляли, і саме на тому засвідченні: на нотаріальній копії штамп ставиться на засвідчення нотаріуса, на довіреності — на факт її видачі, на перекладі — на засвідчення підпису перекладача. У схемі подвійного апостиля переконайтеся, що є обидва штампи: перший на оригіналі, другий на нотаріальному засвідченні перекладу.
Дані в документі. Звірьте ПІБ і паспортні дані в довіреності з документами довірителя і представника — розбіжність у літерах або номерах робить документ непридатним. У копії перевірте, що всі сторінки оригіналу присутні і засвідчені належним чином.
Комплектність. Якщо для органу призначення потрібен переклад, переконайтеся, що переклад виконаний разом із текстом апостиля, а не лише з основним документом. Якщо документ складається з кількох частин (наприклад, диплом і додаток), кожна частина має бути апостильована окремо.
Вимоги країни призначення. Звірьте фінальний комплект із вимогами конкретної країни за таблицею Гаазької конвенції 1961: чи приймає країна апостиль, чи потрібен їй оригінал, чи допускає копію, чи вимагає апостиль на перекладі. Краще зробити це до відправки, ніж отримувати документ назад.
Питання клієнтів: Нотаріальні документи
Чи можна поставити апостиль на довіреність, оформлену в консульстві за кордоном?
Так. Довіреність, оформлена в консульській установі України за кордоном, діє так само, як довіреність, видана нотаріусом в Україні, і на неї так само проставляється апостиль Мін’юсту. На практиці це означає, що документ, підписаний вами в консульстві, після апостилювання приймається іноземними органами як офіційний. Важливо, щоб повноваження в такій довіреності охоплювали всі дії, які виконуватиме представник: подання заяви на апостиль, отримання документа, організацію перекладу і відправку.
Чи можна апостилювати електронний документ із «Дії»?
Ні, для проставлення апостиля потрібен паперовий оригінал з печаткою і підписом уповноваженої особи. Електронний документ, завантажений із застосунку, апостилю не підлягає. Якщо у вас є лише електронна версія, зазвичай потрібно спершу отримати паперовий оригінал у видавшому органі, а вже потім подавати його на апостиль або робити з нього нотаріально засвідчену копію — залежно від того, який формат приймає орган призначення.
Чи можна апостилювати документ, виданий ще за часів СРСР?
За загальним правилом оригінали офіційних документів, виданих установами колишніх союзних республік у складі СРСР, не приймаються для проставлення апостиля. Виняток — окремі документи про освіту та вчені звання, видані УРСР. Якщо ваш документ радянського періоду не належить до цього винятку, зазвичай потрібен інший шлях: отримати сучасний документ, що підтверджує той самий факт, і вже його апостилювати. Це варто з’ясувати ще на етапі первинного уточнення, щоб не витрачати час на подання, яке повернуть.
Що буде, якщо подати нотаріальний документ не до того органу?
Заявку повернуть без розгляду. Повноваження на проставлення апостиля розподілені між відомствами постановою Кабінету Міністрів України від 18.01.2003 № 61: нотаріальні документи, документи ДРАЦС, органів юстиції та судів апостилює Мін’юст, тоді як довідки МВС — МВС, документи про освіту — МОН, інші адміністративні документи — МЗС. Помилковий вибір органу — одна з найчастіших причин затримки, тому перед поданням тип документа звіряють із компетенцією відомства.
Чи можна оплатити апостиль, перебуваючи за кордоном?
Так. Громадяни, які проживають за кордоном, можуть здійснити оплату послуги з проставлення апостиля в іноземній валюті у банках-кореспондентах АТ «Укрексімбанк» на рахунок Держказначейства. Це актуально для тих, хто оформлює документи дистанційно через представника за довіреністю: представник подає комплект до Мін’юсту разом із платіжною інструкцією про оплату, і відсутність вас в Україні не блокує процедуру.
Що робити далі
Напишіть нам, який саме нотаріальний документ потрібен — копія, довіреність чи засвідчення перекладу, — і для якої країни призначення ви його готуєте. Менеджер уточнить формат подання і вартість послуги індивідуально. Зв’язатися можна на сторінці Контакти.