ApostilleUkraineПереклад — один з найчастіших етапів, де документи «застрягають» через невірно обрану схему. На цій сторінці розбираємо, коли переклад потрібен, хто саме має його виконувати, і в якому порядку робити переклад і апостиль, щоб не переробляти роботу двічі.
Коли переклад потрібен
Практично завжди, якщо документ подається до іноземного органу, що працює не українською мовою. Виняток трапляється рідко: деякі установи можуть прийняти документ без перекладу, якщо прямо на це погоджуються, але розраховувати на це не варто. Безпечніше одразу готувати переклад разом з іншими документами пакета.
Два допустимі варіанти перекладу
Існує два основні шляхи, і який з них підходить, визначає саме приймаючий орган за кордоном, а не ваше бажання:
- Присяжний перекладач країни призначення. Такий перекладач офіційно уповноважений державою засвідчувати власним підписом і печаткою відповідність перекладу оригіналу, без додаткового нотаріального засвідчення. Для деяких країн і органів це єдиний прийнятний варіант.
- Нотаріальний переклад в Україні. Перекладач готує текст, а нотаріус засвідчує саме підпис перекладача та повноту перекладу. Такий переклад за потреби додатково апостилюється.
Перевага першого варіанту — швидкість після приїзду в країну призначення. Перевага другого — ви отримуєте повністю готовий пакет ще до виїзду, не залежите від черг до перекладачів за кордоном і можете все оформити дистанційно.
Порядок дій: переклад після апостиля, а не до нього
Якщо схема передбачає апостиль і на оригінал, і на переклад, послідовність критична: спочатку ставиться апостиль на оригінал документа, і лише після цього виконується переклад — разом з уже проставленим апостилем. Якщо зробити переклад раніше, його доведеться переробляти, оскільки апостиль на оригіналі має бути відображений і в тексті перекладу.
Детально ця схема, яку називають подвійним апостилем, розібрана на сторінці Подвійний апостиль: там описано, які країни її вимагають і в якому порядку ставляться обидва штампи.
Апостиль на сам переклад: коли потрібен
Якщо приймаючий орган вимагає засвідчення не лише оригіналу, а й перекладу, на нотаріальне засвідчення перекладу ставиться другий апостиль. Апостилює таке засвідчення Мін’юст України, оскільки саме це відомство відповідає за документи, оформлені нотаріусами. Якщо ж переклад виконує присяжний перекладач за кордоном, другий апостиль, як правило, не потрібен — повноваження присяжного перекладача вже визнані державою призначення.
Мова перекладу
Перекладати документ потрібно на державну мову країни призначення або на ту мову, яку прямо вимагає приймаючий орган. На практиці вимоги різняться навіть у межах однієї країни: один орган приймає переклад тільки державною мовою, інший — й англійською. Тому мову перекладу варто уточнювати саме для вашого випадку, а не орієнтуватися на загальне правило.
Дистанційний переклад для тих, хто вже за кордоном
Якщо ви вже виїхали, а документи або їхні апостильовані оригінали лишилися в Україні, переклад можна організувати дистанційно. Ми готуємо переклад і нотаріальне засвідчення в Україні за дорученням, а готовий комплект відправляємо вам за кордон кур’єрською службою.
Типові помилки з перекладом
- Замовлення перекладу до того, як на оригінал поставлено апостиль, коли схема цього вимагає, — доводиться перекладати повторно.
- Переклад у перекладача, не уповноваженого приймаючою стороною: присяжний статус визнається лише в тій державі, яка його надала.
- Невідповідність імен і назв у оригіналі та перекладі через різну транслітерацію.
- Відсутність нотаріального засвідчення перекладу там, де приймаючий орган вимагає саме такий формат.
Коли потрібна послуга «Переклад»
Найчастіше переклад для апостиля замовляють у кількох типових життєвих ситуаціях, і в кожній із них схема може відрізнятися.
Влаштування на роботу або подача на дозвіл на перебування. Зазвичай потрібні довідка про несудимість, свідоцтво про народження, іноді свідоцтво про шлюб. Якщо приймаючий орган визнає лише присяжного перекладача своєї країни, апостилювати оригінал в Україні достатньо, а переклад робитимуть уже на місці. Якщо ж орган приймає нотаріальний переклад з України, пакет збирають повністю до виїзду.
Навчання за кордоном. Документ про освіту та додаток до нього апостилюються, а переклад готується під вимоги конкретного університету. Тут важлива узгодженість: назва закладу, спеціальність і дисципліни мають перекладатися однаково в обох документах, інакше приймаюча сторона може поставити запитання щодо розбіжностей.
Шлюб або сімейні питання за кордоном. Свідоцтва про народження, шлюб, розірвання шлюбу — документи, що видаються органами реєстрації актів цивільного стану. Апостиль на них проставляє відповідне відомство з переліку уповноважених органів, а переклад робиться вже з відображенням тексту штампа.
Документи, видані нотаріусом. Копії, довіреності, заяви, оформлені нотаріусами України, апостилюються Міністерством юстиції. Якщо до такого документа додається переклад, схема з другим апостилем на нотаріальне засвідчення перекладу застосовується найчастіше саме тут.
Документи радянського періоду. Окрема ситуація: оригінали офіційних документів, виданих установами колишніх союзних республік СРСР (крім документів про освіту та вчені звання, виданих в УРСР), не приймаються на території України для проставлення апостиля. Тому переклад такого документа «під апостиль» замовляти безглуздо — спочатку треба вирішити питання з самим документом, наприклад отримати його повторно в уповноваженому органі.
Хто видає і хто апостилює: переклад
Відомство, яке проставляє апостиль, залежить від типу документа, і від цього ж залежить, як саме готувати переклад. Апостиль в Україні проставляють МЗС, МВС, МОН, Мінфін, Мін’юст, ДМС та ДПС — розподіл за типами документів визначено постановою КМУ від 18.01.2003 № 61 і Правилами проставлення апостиля, затвердженими наказом МЗС, МВС, МОН, Мінфіну, Мін’юсту від 17.03.2023 № 125/209/293/139/999/5.
| Документ | Хто апостилює | Що перекладати |
|---|---|---|
| Документи органів юстиції, судів, нотаріусів | Мін’юст України | Оригінал разом із текстом апостиля |
| Документи ЗАГС (свідоцтва) | Уповноважене відомство за правилами розподілу | Свідоцтво + текст апостиля |
| Довідка про несудимість | Відповідне відомство за типом документа | Довідка + текст апостиля |
| Документи про освіту | МОН | Диплом/атестат і додаток + текст апостиля |
| Документи, що посвідчують особу, військовий квиток, трудова книжка, технічний паспорт | Апостиль не проставляється | Переклад без апостиля на оригінал не має сенсу для схеми з апостилем |
З таблиці видно два практичні висновки. Перший: переклад завжди охоплює не лише сам документ, а й текст апостиля на ньому — тому переклад робиться після проставлення штампа. Другий: на документи, які взагалі не підпадають під апостиль (паспорти, трудові книжки, технічні паспорти на транспорт), схема «апостиль + переклад» не застосовується, і для них потрібен інший формат засвідчення, який варто уточнювати в приймаючого органу окремо.
Що підготувати: переклад
Щоб менеджер одразу міг визначити правильну схему і не повертався до вас із додатковими запитаннями, підготуйте таку інформацію:
- Тип кожного документа в пакеті. Свідоцтво, довідка, диплом, нотаріальна копія — від типу залежить відомство, яке апостилює, а отже, і вся послідовність дій.
- Орган призначення. Назва відомства або установи за кордоном, куди подаються документи. Саме його вимоги визначають, чи потрібен переклад узагалі, якого перекладача він визнає і чи потрібен другий апостиль.
- Мова перекладу. Якщо орган вимагає переклад державною мовою країни або конкретною мовою — вкажіть це одразу. Якщо не знаєте — напишіть назву органу, і мову уточнимо під ваш випадок.
- Стан оригіналів. Чи вже стоять апостілі, чи документи ще в Україні, чи ви вже виїхали. Від цього залежить, чи можлива дистанційна схема за дорученням.
- Еталон транслітерації. Скан або фото закордонного паспорта, за яким звіряється написання імен і прізвищ у всіх перекладах пакета.
- Дедлайн подачі. Якщо в країні призначення є крайній строк подачі документів, повідомте про нього — це дозволить обрати схему, яку реально встигнути оформити.
Якщо ви вже за кордоном, а документи лишилися в Україні, додатково знадобиться оформлене доручення — за ним переклад і нотаріальне засвідчення виконуються в Україні без вашої особистої присутності, а готовий комплект (оригінал, апостиль, переклад, засвідчення і другий апостиль за потреби) надсилається вам кур’єром. Громадяни, які проживають за кордоном і потребують апостиля на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану, можуть також оплатити послугу в іноземній валюті у банках-кореспондентах АТ «Укрексімбанк» на рахунок Держказначейства — це знімає потребу шукати спосіб оплати з українського рахунку.
З чого складається вартість: Переклад
Вартість оформлення перекладу для апостиля складається з двох частин: обов’язкового платежу державі за проставлення апостиля та оплати роботи сервісу, який організовує весь процес.
Державне мито за проставлення апостиля визначене однаково для всіх документів незалежно від того, який орган його проставляє. За гідом Дія для фізичних осіб воно становить 0,2 прожиткового мінімуму для працездатних осіб — 610 грн, для юридичних осіб — 0,35 прожиткового мінімуму — 1060 грн. Цей платіж сплачується за кожен апостиль окремо: якщо схема передбачає подвійний апостиль (на оригінал і на нотаріальне засвідчення перекладу), мито сплачується двічі — за кожен штамп.
У роботу сервісу входить усе інше, що не зводиться до сплати мита: уточнення вимог приймаючого органу, вибір схеми (присяжний перекладач за кордоном чи нотаріальний переклад в Україні), організація самого перекладу з відображенням тексту апостиля, нотаріальне засвідчення підпису перекладача, подання документів до компетентного відомства, отримання другого апостиля за потреби та доставка готового комплекту в Україні або за кордон. Вартість цієї частини залежить від кількості документів у пакеті, типу кожного документа і терміновості, тому її уточнюють індивідуально — уніфікованої ціни для всіх випадків не існує.
Окремий нюанс стосується оплати з-за кордону: громадяни, які проживають за межами України і потребують апостиля на документах ДРАЦС, можуть оплатити послугу в іноземній валюті у банках-кореспондентах АТ «Укрексімбанк» на рахунок Держказначейства. Це знімає питання, як сплатити мито, не маючи українського рахунку.
Варіанти оформлення: Переклад
| Варіант | Коли підходить | Що врахувати |
|---|---|---|
| Присяжний перекладач країни призначення | Приймаючий орган визнає лише присяжного перекладача на своїй території; для частини країн і органів це єдиний прийнятний формат | Присяжний статус діє лише в державі, яка його надала; апостиль на такий переклад, як правило, не потрібен; переклад робиться вже після приїзду в країну призначення |
| Нотаріальний переклад в Україні | Приймаючий орган приймає нотаріально засвідчений переклад з України; зручно, якщо потрібно отримати готовий пакет до виїзду або ви вже за кордоном | Потрібне нотаріальне засвідчення підпису перекладача; якщо орган вимагає — другий апостиль Мін’юсту на це засвідчення; переклад робиться після апостиля на оригінал |
| Переклад без апостиля на оригінал | Документи, які взагалі не підпадають під апостиль: паспорти, військові квитки, трудові книжки, технічні паспорти на транспортні засоби | Схема «апостиль + переклад» до таких документів не застосовується; формат засвідчення потрібно уточнювати в приймаючого органу окремо |
Головний критерій вибору — вимоги конкретного приймаючого органу, а не особисті зручності. Якщо орган наполягає на присяжному перекладачі своєї країни, нотаріальний переклад з України не приймуть, навіть якщо він оформлений бездоганно. І навпаки: якщо орган приймає нотаріальний переклад, робити його на місці означає залежати від черг до перекладачів за кордоном після приїзду.
Питання клієнтів: Переклад
Чи можна перекласти документ до того, як на нього поставлять апостиль?
Технічно можна, але якщо схема передбачає апостиль на оригінал, переклад доведеться виконувати заново. Текст штампа апостиля має бути відображений у перекладі, а штамп з’являється на оригіналі вже після розгляду документу відомством. Тому переклад, зроблений заздалегідь, не міститиме апостиль, і приймаючий орган такий пакет поверне. Правильна послідовність: спочатку апостиль на оригінал, потім переклад разом із цим штампом, потім нотаріальне засвідчення і, за потреби, другий апостиль.
Чи обов’язково перекладати сам текст апостиля?
Так, якщо переклад готується після проставлення штампа. Апостиль — це частина документа, з якою він подається за кордон, і приймаючий орган очікує бачити в перекладі не лише зміст самого свідоцтва, довідки чи диплома, а й зміст засвідчувального штампа: який орган його проставив, якою підставою і коли. Переклад без тексту апостиля — одна з типових причин, з якої пакет повертають на доопрацювання.
Що робити, якщо прізвище в різних документах написано по-різному?
Різне написання імен і прізвищ у пакеті документів — поширена проблема, особливо коли транслітерація виконувалася в різний час або різними виконавцями. Перед перекладом написання імен звіряють з єдиним еталоном — закордонним паспортом — і уніфікують транслітерацію в усіх документах пакета. Якщо розбіжність існує в самих оригіналах і її не можна усунути перекладом, приймаючий орган може вимагати пояснень, тому це питання краще вирішити до подачі, а не після відмови.
Чи можна замовити переклад, якщо я вже виїхав, а документи лишилися в Україні?
Так, це робиться дистанційно. За оформленою нотаріальною довіреністю переклад і нотаріальне засвідчення виконуються в Україні без вашої особистої присутності. Готовий комплект — оригінал документа, апостиль, переклад, засвідчення і другий апостиль, якщо він потрібен, — надсилається вам кур’єрською службою за кордон. Для оплати державного мита на документи ДРАЦС працює схема з іноземною валютою через банки-кореспонденти АТ «Укрексімбанк».
Чи потрібен окремий переклад для кожного документа пакета?
Так, кожен документ перекладається окремо, але весь пакет має бути узгодженим: однакова транслітерація імен, однакове написання назв установ, єдиний стиль оформлення. Якщо свідоцтво про народження перекладе один виконавець, а довідку про несудимість — інший, і вони напишуть прізвище чи назву установи по-різному, приймаючий орган може поставити запитання щодо розбіжностей. Тому переклад пакета доцільно координувати як єдиний проєкт, а не як набір окремих замовлень.
Як перевірити готовий документ: Переклад
Перед відправленням пакета до іноземного органу варто пройти за коротким списком — кожен пункт відповідає типовій причині, з якої документи повертають.
Апостиль на оригіналі. Перевірте, що штамп стоїть на тому документі, який подається, проставлений компетентним для цього типу документа відомством (МЗС, МВС, МОН, Мінфін, Мін’юст, ДМС або ДПС) і що його текст читається. Для документів органів юстиції, судів і нотаріусів апостиль проставляє Мін’юст, для документів про освіту — МОН.
Текст апостиля в перекладі. Відкрийте переклад і переконайтеся, що зміст штампа відображений повністю: назва органу, дата, номер. Якщо переклад робився до апостиля — це привід замовити переклад заново.
Формат засвідчення перекладу. Якщо орган вимагає нотаріальний переклад, у комплекті має бути засвідчення нотаріуса підпису перекладача і повноти перекладу. Якщо вимагається присяжний перекладач — переклад має бути виконаний саме ним, з його підписом і печаткою, а не звичайним перекладачем.
Другий апостиль, якщо він потрібен. Для схеми подвійного апостиля на нотаріальному засвідченні перекладу має стояти другий штамп Мін’юсту. Відсутність другого апостиля там, де він потрібен, — помилка, яку неможливо виправити на місці, за кордоном.
Єдність транслітерації. Звірьте написання імен і прізвищ у всіх перекладах пакета із закордонним паспортом. Одне й те саме прізвище має виглядати однаково у свідоцтві, довідці та дипломі.
Повнота пакета. Переконайтеся, що перекладено всі документи, які вимагає приймаючий орган, включно з додатком до диплома, якщо він подається окремим документом.
Строк дії. Для документів із обмеженим строком чинності, наприклад довідок, перевірте, що на момент подачі за кордоном документ ще дійсний.
Пов’язані послуги
Після перекладу документ зазвичай потребує нотаріального засвідчення — детальніше на сторінці Засвідчення перекладу. Якщо переклад стосується нотаріальних документів (копій, довіреностей), подивіться сторінку Нотаріальні документи. Для довідок, зокрема довідки про несудимість, формат і строк дії описані на сторінці Довідки та витяги.
Якщо потрібні вимоги конкретної країни, перегляньте сторінки для Німеччини, Іспанії або Італії — там описано, якого саме перекладача визнає кожна з цих країн.
Термінологія та якість перекладу
Якість перекладу має значення не менше, ніж формальне засвідчення. Назви установ, посад, географічних об’єктів і юридичних термінів потрібно передавати так, як їх очікує побачити конкретний орган призначення, а не дослівно. Помилка в написанні імені чи назви навчального закладу може призвести до того, що документ повернуть на доопрацювання, навіть якщо апостиль і засвідчення оформлені правильно. Тому варто працювати з перекладачем, який має досвід саме з документами для потрібної країни, а не з перекладом загальних текстів.
Переклад пакета документів, а не одного файла
Якщо ви готуєте кілька документів одночасно, наприклад свідоцтво про народження, довідку про несудимість і диплом, перекладати їх варто узгоджено: однакова транслітерація імен, однаковий стиль оформлення назв установ. Якщо кожен документ перекладає інший виконавець, різночитання у написанні імені чи дати можуть викликати додаткові запитання у приймаючого органу. Ми координуємо переклад усього пакета як єдиного проєкту, щоб уникнути таких розбіжностей.
Що робити далі
Напишіть нам мову перекладу, тип документа і орган призначення. Менеджер підкаже, якого перекладача визнає ваш орган, і уточнить вартість та строк індивідуально. Зв’язатися можна на сторінці Контакти.